Gestion d’entreprise · Espaços e Reservas
O escritório híbrido organizado num motor de reserva só: sala de reunião com regra de antecedência e aprovação, estação de trabalho rotativa escolhida no mapa do andar, vaga de estacionamento, armário e equipamento. A planta do andar é desenhada no navegador, sem CAD, e a reserva só vale com check-in, então a sala que ninguém usou aparece na visão do dia em vez de ficar bloqueada. Nasce colado em Gestão de Pessoas: quem reserva é o CLT, o terceiro PJ, o temporário e o freelancer que já estão cadastrados lá, sem diretório novo de gente.
O problema e a saída
Se alguma dessas situações parece familiar, é porque elas se repetem em quase toda empresa de formatura, até o sistema certo entrar em cena.
A pessoa atravessa a cidade, chega ao escritório e não tem onde sentar. Ou encontra o andar vazio.
Antes de sair de casa ela abre o mapa do andar, vê cada espaço colorido pela situação do horário que pretende ficar, escolhe a mesa perto do time as zonas são coloridas por departamento e reserva ali mesmo, no clique sobre o espaço.
A sala de reunião é disputada no grito: quem chega antes usa, e quem reservou sem aparecer bloqueia a sala o dia inteiro.
A reserva só vale com check-in, dentro da janela de abertura e da tolerância que você definiu. Quem terminou mais cedo faz check-out e devolve a sala, e quem não apareceu fica registrado como ausência no painel do dia.
Desenhar o andar no sistema depende de TI, de planta em CAD e de um projeto que nunca sai e sem mapa o cliente desiste na primeira semana.
O construtor visual monta o escritório no navegador: parede, piso, zona por departamento, 58 peças de mobiliário no catálogo, vista de topo e isométrica, grade com encaixe, medição, desfazer e refazer. E se nem isso você quiser fazer, aplica um dos 15 cenários prontos, do escritório pequeno ao andar corporativo, coworking, call center, estacionamento e sala de aula.
Qualquer um reserva o auditório da diretoria, para o ano que vem, pelo dia inteiro.
Antecedência mínima e máxima, duração mínima e máxima, horário de funcionamento e dias da semana por tipo de espaço, aprovação obrigatória para o auditório e cota de dias por pessoa, por equipe e por cargo. Quando a regra barra, a tela diz qual foi, não um erro genérico.
Duas pessoas clicam no mesmo horário e o sistema aceita as duas reservas.
O espaço fica segurado enquanto a pessoa confirma e é liberado se ela desistir. Duas reservas no mesmo espaço e horário são impossíveis, e isso é garantido por restrição no banco, não por uma checagem que pode chegar tarde.
O metro quadrado é um dos maiores custos da empresa e ninguém sabe dizer quanto dele está sendo usado hoje.
A visão do dia responde em uma tela: espaços ativos, reservas do dia com o percentual de ocupação, o que está em uso agora, quantas pessoas estão no escritório, quem ainda não fez check-in e quem não compareceu. O custo mensal fica no cadastro do espaço, ao lado do bem do Patrimônio que o originou.
Na prática
Situações do dia a dia de empresas de formatura, do problema ao resultado, usando os módulos que você vê nesta página.
Depois de cortar posto fixo, a empresa virou loteria: às quartas faltava mesa e às sextas o andar ficava vazio, com o mesmo aluguel nos dois dias. Planta do escritório existia só em PDF.
O cenário "andar corporativo" foi aplicado como ponto de partida e ajustado no construtor: parede, copa e pilar como elementos não reserváveis, zonas por departamento, blocos de mesas duplicados em série e numeração automática. O validador apontou o que faltava, a prévia foi conferida e a planta foi publicada.
A pessoa passou a abrir o mapa do andar e escolher onde senta antes de sair de casa, sem projeto de TI e sem redesenhar nada em CAD.
A sala grande aparecia ocupada das 9h às 18h todos os dias por reservas que ninguém cancelava, e as reuniões de verdade aconteciam no corredor.
A janela de check-in e a tolerância foram configuradas, o auditório passou a exigir aprovação e as regras de antecedência e duração máxima entraram por tipo de espaço. Quem termina antes faz check-out e devolve a sala.
A visão do dia passou a mostrar o que está em uso agora, quem não fez check-in e quem não compareceu, e a disputa caiu sem precisar de sala nova.
A empresa já usava a Portaria para visitante, crachá e a agenda simples de salas, e não queria perder o histórico nem cadastrar as salas de novo.
O importador leu as salas que a Portaria já tinha cadastradas e criou os espaços equivalentes, sem apagar nada. A agenda antiga continua consultável como histórico, e a reserva com visitante externo abre a visita na Portaria quando ela está contratada.
Ninguém perdeu tela: a recepção segue recebendo quem chega, e a reserva passou a ter regra, aprovação, mapa, check-in e relatório.
Como funciona
Cada etapa é um módulo de verdade, e o que sai de uma entra na outra sem ninguém digitar de novo.
Módulo por módulo
6 módulos e 50 recursos nesta página, o mesmo cadastro de turma, formando e evento sustentando todos eles.
Tudo que pode ser reservado em um cadastro só, na estrutura física real da empresa.
O escritório desenhado no navegador, sem CAD e sem projeto de TI.
Da busca ao horário garantido, sem duas pessoas no mesmo lugar.
O check-in que devolve a sala vazia para quem precisa dela agora.
Uma tela para escolher onde sentar e outra para saber como está o escritório.
Quem reserva já existe no sistema, e cada ato fica registrado.
Compare os módulos e escolha a configuração que acompanha sua operação.