Graduation operation · Portal da Instituição
A secretaria acadêmica mantém a lista oficial e decide quem cola grau; a empresa de formatura confere documentos, monta o cerimonial e pede aprovação do material. Cada lado trabalha na sua tela, a Gestão Institucional no painel e o Portal da Instituição para a escola, e os dois enxergam a mesma informação, com a prontidão de cada turma para a colação calculada sozinha.
The problem and the fix
If any of these situations sounds familiar, it is because they happen in almost every graduation company, until the right system comes in.
A lista de concluintes chega por e-mail, em planilha, uma versão diferente a cada semana.
A secretaria mantém a lista oficial no portal, por planilha, pelo próprio sistema acadêmico ou digitando. Campo vazio não apaga nada, e toda importação mostra a simulação antes de gravar.
A empresa só descobre na véspera que um formando não vai colar grau.
Cada formando tem elegibilidade (apto, pendente, impedido ou em análise) com o motivo, calculada pela situação acadêmica, pelas pendências e pelos documentos, e a secretaria pode decidir manualmente com justificativa.
Ninguém sabe quem da turma ainda não é cliente, nem quem contratou e não está na lista.
A conciliação compara a lista oficial com o seu cadastro por CPF, matrícula e nome, e separa a oportunidade de adesão do risco de não colar grau.
Roteiro, convite e telão vão e voltam por WhatsApp, e ninguém sabe qual versão foi aprovada.
Cada material tem pedido de aprovação com versões, pareceres e decisão registrada. Roteiro alterado depois de aprovado volta para aprovação.
O mestre de cerimônias erra o nome do formando, ou chama pelo nome que a pessoa não usa.
A chamada da outorga usa o nome social quando existe e traz a pronúncia escrita, em toda lista, impresso e exportação.
Documento pedido some no meio do caminho e a cobrança é feita de memória.
Documentos têm tipo, prazo e quem envia; quem confere é o outro lado. Lembretes saem por e-mail só nos marcos do prazo, para quem precisa agir.
In practice
Everyday situations at graduation companies, from the problem to the result, using the modules on this page.
A universidade mandava a lista de concluintes de três cursos em planilhas diferentes, e cada correção virava um arquivo novo.
A secretaria passou a importar a planilha no portal, simulando antes de aplicar, e depois a ligar o sistema acadêmico com a chave de integração.
A empresa vê a mesma lista que a secretaria, com o que mudou em cada formando e quando.
Dois formandos com TCC pendente apareciam como confirmados na cerimônia.
A coordenação registrou a pendência como impeditiva e a elegibilidade deles ficou pendente, com o motivo à vista no painel da empresa.
A equipe conversou com os formandos semanas antes, e a chamada saiu só com quem estava apto.
A turma tinha 120 concluintes na lista oficial e a empresa não sabia quantos ainda não tinham fechado com ela.
A equipe vinculou a turma da instituição à turma da empresa e rodou a conciliação.
A lista de quem estava só na lista oficial virou ação comercial, e quem estava só no cadastro da empresa recebeu atenção antes da colação.
O cerimonial da faculdade pedia ajustes no roteiro por telefone, e a versão final era incerta.
A empresa montou o roteiro a partir do modelo padrão, com horários somados sozinhos, e enviou para aprovação pelo portal.
Os pareceres ficaram registrados, a versão aprovada é a que vale e a prontidão da turma subiu sozinha.
How it works
Every step is a real module, and what comes out of one goes into the next without anyone typing it again.
Module by module
8 modules and 46 features on this page, all running on the same class, graduate and event records.
A equipe da instituição com acesso próprio, liberado e controlado pela empresa.
Quem a instituição diz que vai colar grau.
Apto, pendente, impedido ou em análise, com o motivo.
Pedido, prazo, envio e conferência pelo outro lado.
A lista oficial comparada com o seu cadastro.
Cerimônias, nominata, mesa e roteiro.
O que foi aprovado, quando acontece e o que foi conversado.
O que falta para cada turma e quem precisa agir.
Compare the modules and choose the setup that fits your operation.