Operação de formaturas · Portal da Instituição
A secretaria acadêmica mantém a lista oficial e decide quem cola grau; a empresa de formatura confere documentos, monta o cerimonial e pede aprovação do material. Cada lado trabalha na sua tela, a Gestão Institucional no painel e o Portal da Instituição para a escola, e os dois enxergam a mesma informação, com a prontidão de cada turma para a colação calculada sozinha.
O problema e a saída
Se alguma dessas situações parece familiar, é porque elas se repetem em quase toda empresa de formatura, até o sistema certo entrar em cena.
A lista de concluintes chega por e-mail, em planilha, uma versão diferente a cada semana.
A secretaria mantém a lista oficial no portal, por planilha, pelo próprio sistema acadêmico ou digitando. Campo vazio não apaga nada, e toda importação mostra a simulação antes de gravar.
A empresa só descobre na véspera que um formando não vai colar grau.
Cada formando tem elegibilidade (apto, pendente, impedido ou em análise) com o motivo, calculada pela situação acadêmica, pelas pendências e pelos documentos, e a secretaria pode decidir manualmente com justificativa.
Ninguém sabe quem da turma ainda não é cliente, nem quem contratou e não está na lista.
A conciliação compara a lista oficial com o seu cadastro por CPF, matrícula e nome, e separa a oportunidade de adesão do risco de não colar grau.
Roteiro, convite e telão vão e voltam por WhatsApp, e ninguém sabe qual versão foi aprovada.
Cada material tem pedido de aprovação com versões, pareceres e decisão registrada. Roteiro alterado depois de aprovado volta para aprovação.
O mestre de cerimônias erra o nome do formando, ou chama pelo nome que a pessoa não usa.
A chamada da outorga usa o nome social quando existe e traz a pronúncia escrita, em toda lista, impresso e exportação.
Documento pedido some no meio do caminho e a cobrança é feita de memória.
Documentos têm tipo, prazo e quem envia; quem confere é o outro lado. Lembretes saem por e-mail só nos marcos do prazo, para quem precisa agir.
Na prática
Situações do dia a dia de empresas de formatura, do problema ao resultado, usando os módulos que você vê nesta página.
A universidade mandava a lista de concluintes de três cursos em planilhas diferentes, e cada correção virava um arquivo novo.
A secretaria passou a importar a planilha no portal, simulando antes de aplicar, e depois a ligar o sistema acadêmico com a chave de integração.
A empresa vê a mesma lista que a secretaria, com o que mudou em cada formando e quando.
Dois formandos com TCC pendente apareciam como confirmados na cerimônia.
A coordenação registrou a pendência como impeditiva e a elegibilidade deles ficou pendente, com o motivo à vista no painel da empresa.
A equipe conversou com os formandos semanas antes, e a chamada saiu só com quem estava apto.
A turma tinha 120 concluintes na lista oficial e a empresa não sabia quantos ainda não tinham fechado com ela.
A equipe vinculou a turma da instituição à turma da empresa e rodou a conciliação.
A lista de quem estava só na lista oficial virou ação comercial, e quem estava só no cadastro da empresa recebeu atenção antes da colação.
O cerimonial da faculdade pedia ajustes no roteiro por telefone, e a versão final era incerta.
A empresa montou o roteiro a partir do modelo padrão, com horários somados sozinhos, e enviou para aprovação pelo portal.
Os pareceres ficaram registrados, a versão aprovada é a que vale e a prontidão da turma subiu sozinha.
Como funciona
Cada etapa é um módulo de verdade, e o que sai de uma entra na outra sem ninguém digitar de novo.
Módulo por módulo
8 módulos e 46 recursos nesta página, o mesmo cadastro de turma, formando e evento sustentando todos eles.
A equipe da instituição com acesso próprio, liberado e controlado pela empresa.
Quem a instituição diz que vai colar grau.
Apto, pendente, impedido ou em análise, com o motivo.
Pedido, prazo, envio e conferência pelo outro lado.
A lista oficial comparada com o seu cadastro.
Cerimônias, nominata, mesa e roteiro.
O que foi aprovado, quando acontece e o que foi conversado.
O que falta para cada turma e quem precisa agir.
Compare os módulos e escolha a configuração que acompanha sua operação.