Gestão empresarial · Patrimônio & Ativo Fixo
Uma ficha por bem, com plaqueta e QR Code impressos pelo próprio sistema, categoria que já traz vida útil e contas prontas, localização em árvore, responsável vindo do cadastro de pessoas e documentos anexados. A mesma ficha alimenta o imobilizado contábil, com depreciação e amortização mensais automáticas, revisão de vida útil e baixa apurada por tipo e quem ainda não usa contabilidade controla o parque inteiro em modo apenas físico, sem gerar lançamento nenhum.
O problema e a saída
Se alguma dessas situações parece familiar, é porque elas se repetem em quase toda empresa de formatura, até o sistema certo entrar em cena.
Câmeras e lentes saem para eventos e ninguém sabe dizer com quem estão na segunda-feira.
Retirada registrada com responsável, data, horário e motivo, com vínculo opcional ao evento e busca por produto, número de patrimônio ou pessoa.
O kit de evento é montado na memória toda sexta-feira e sempre falta alguma coisa.
Templates de kit: o conjunto padrão de equipamentos é retirado de uma vez, sem montar a lista de novo e a devolução parcial deixa o pendente sempre visível.
Equipamento devolvido com defeito volta para a prateleira e estraga o evento seguinte.
Devolução com registro de quem recebeu e do estado do equipamento, com alerta por condição informada item com problema não volta à operação sem passar por manutenção.
A manutenção preventiva é lembrada só quando o equipamento quebra no meio da temporada.
Manutenção preventiva e corretiva com fornecedor, custo, data e agendamento da próxima, com alertas por vencimento e limite de ciclos.
O bem comprado nunca entra no ativo e a contabilidade não deprecia nada.
Integração com o imobilizado: aquisição, vida útil, depreciação mensal automática, transferência e baixa contábil o mesmo cadastro serve ao físico e ao contábil.
Ninguém sabe quanto custa manter o parque de equipamentos por ano.
Histórico de manutenções por ativo com fornecedor e custo, indicadores de itens em uso, atrasados e devolvidos, e custo apropriado na análise gerencial.
O mesmo notebook está cadastrado no controle da equipe de campo, na planilha do estoque e na contabilidade, com três números de patrimônio diferentes.
Ficha única do bem: o cadastro da equipe de campo, o item do estoque e o veículo da frota apontam para a mesma ficha, e a contabilidade lê dela um número de patrimônio só, válido em todo lugar.
Quem cadastra o bem precisa saber de cor a vida útil e o número da conta contábil, e cada pessoa preenche de um jeito.
Categoria com padrões: escolher "Informática" já traz vida útil, método de depreciação, residual e as três contas. Quem cadastra digita a descrição e o valor, e pode sobrescrever quando o caso fugir do padrão.
A empresa quer controlar os equipamentos, mas ainda não usa a contabilidade do sistema, e todo cadastro exige conta contábil.
Modo de controle apenas físico: o bem tem ficha, plaqueta, local, responsável e histórico sem gerar lançamento nem entrar na depreciação. Quando a contabilidade entrar, a mesma ficha passa a valer para os dois lados.
A etiqueta do patrimônio é feita à mão, com caneta, e não serve para conferência nenhuma.
Plaqueta com QR Code gerado pelo sistema e etiqueta pronta para imprimir. Na conferência, ler o QR ou digitar a plaqueta abre a ficha completa do bem na hora.
A nota fiscal do equipamento, o manual e a apólice estão em pastas diferentes e ninguém acha na hora do sinistro.
Documentos anexados à ficha do bem por tipo nota fiscal, manual, laudo, apólice, termo e foto com garantia e vigência de apólice registradas por data.
Na prática
Situações do dia a dia de empresas de formatura, do problema ao resultado, usando os módulos que você vê nesta página.
Um estúdio com seis fotógrafos perdia, em média, um item por trimestre bateria, flash, lente sem conseguir identificar o último responsável.
Toda retirada passou a exigir responsável, evento e prazo de devolução. O painel de itens atrasados passou a ser cobrado na reunião de segunda-feira.
As perdas praticamente zeraram em um semestre: quando cada item tem dono e prazo, o "ninguém pegou" deixa de existir e o histórico por pessoa mostrou onde o processo falhava.
Toda sexta-feira, o coordenador montava a lista de equipamentos de cada evento do fim de semana em uma planilha, conferindo item por item.
Foram criados templates de kit por tipo de evento: casamento de formatura, colação, ensaio externo. A retirada passou a ser do kit inteiro, cada equipamento com sua quantidade.
A preparação da logística caiu de horas para minutos, nenhum evento saiu sem item crítico e a devolução parcial deixou claro o que ainda estava em campo.
Duas câmeras falharam em eventos da mesma semana e a empresa descobriu que nenhuma passava por revisão há mais de dois anos.
O plano de manutenção preventiva foi cadastrado por ativo, com limite de ciclos e alertas de vencimento. Durante a manutenção, o ativo fica indisponível para retirada.
As falhas em evento caíram drasticamente, o custo de manutenção passou a ser previsto em vez de emergencial e o histórico por ativo orientou a decisão de substituir os equipamentos mais problemáticos.
Como funciona
Cada etapa é um módulo de verdade, e o que sai de uma entra na outra sem ninguém digitar de novo.
Módulo por módulo
15 módulos e 111 recursos nesta página, o mesmo cadastro de turma, formando e evento sustentando todos eles.
Um cadastro por equipamento, que serve ao controle físico e à contabilidade.
A etiqueta sai do sistema e devolve a ficha inteira na leitura.
A categoria sabe a vida útil e as contas, e o cadastro herda tudo.
Onde o bem está e quem responde por ele, sem nome digitado à mão.
Nota fiscal, manual, laudo e apólice presos à ficha do equipamento.
O mesmo bem no controle de campo, no estoque, na frota e na contabilidade.
O bem entra no ativo, deprecia sozinho todo mês e sai com baixa registrada.
O equipamento sai com o nome de quem levou e volta com conferência.
A contagem do parque feita pelo celular, com o esperado congelado na abertura.
Preventiva no calendário, corretiva com custo, e a leitura que também alimenta a depreciação.
O bem nasce conferido, com frete e desconto no custo certo.
O crédito de ICMS do imobilizado apropriado em quarenta e oito parcelas, com prova do cálculo.
Laudo registrado, ajuste calculado pelo sistema e o quadro que fecha com o razão.
Quantos são, onde estão e o que falta cadastrar, em uma tela.
Do plano preventivo à ordem de serviço com horas, peças e custo, sobre a mesma ficha do bem.
Compare os módulos e escolha a configuração que acompanha sua operação.