Gestão empresarial · Despesas Corporativas (T&E)
O colaborador lança a despesa com o comprovante anexado em segundos e vê na mesma tela se está dentro da política. As despesas viram relatório, a aprovação segue a alçada certa, a auditoria procura duplicidade e fracionamento e o reembolso vira conta a pagar sem redigitação. Adiantamento, viagem com diárias, quilometragem e fatura do cartão corporativo conciliada completam o ciclo.
O problema e a saída
Se alguma dessas situações parece familiar, é porque elas se repetem em quase toda empresa de formatura, até o sistema certo entrar em cena.
O comprovante chega por foto no WhatsApp, alguém soma numa planilha e o reembolso é digitado no contas a pagar.
Lançamento com comprovante anexado direto na despesa, relatório com totais calculados e reembolso gerado como conta a pagar em um clique, com rateio por centro de custo.
A política de viagens existe num PDF, e o jantar acima do limite só é visto na auditoria, semanas depois.
Política com limite por despesa, por dia, por mês e por pessoa, checada enquanto o colaborador digita, com a ação que a empresa escolher: alertar, exigir justificativa ou bloquear.
O mesmo recibo foi reembolsado duas vezes, para duas pessoas diferentes.
Duplicidade detectada por data, valor e estabelecimento entre todos os colaboradores, com link para a outra despesa, e varredura de auditoria que também pega fracionamento.
Ninguém sabe se o adiantamento de março foi prestado nem quanto sobrou com o colaborador.
Saldo do adiantamento calculado pelas despesas ligadas a ele, devolução registrada com comprovante e trava opcional para novo adiantamento enquanto houver um vencido.
A fatura do cartão corporativo tem cem transações e metade não tem comprovante.
Importação da fatura, conciliação automática com as despesas, cobrança ao portador do que ficou sem comprovante e fechamento que só acontece com tudo explicado.
O gestor sai de férias e a fila de aprovação trava.
Delegação com data de início e fim, cadeia de aprovação montada pelo valor e aprovador que nunca é o próprio colaborador.
Na prática
Situações do dia a dia de empresas de formatura, do problema ao resultado, usando os módulos que você vê nesta página.
A equipe de produção viajou três dias para uma formatura em outra cidade, com hotel, táxi, refeições e combustível.
A viagem foi aprovada antes, com diárias sugeridas pela tabela e adiantamento já preenchido. Cada despesa foi lançada no celular com o comprovante e ligada à viagem.
Na volta, o relatório mostrou orçado contra realizado, o saldo do adiantamento e o reembolso da diferença, pago pelo Financeiro sem planilha.
Um vendedor levou a comissão de formatura para jantar, e o valor por pessoa passou do limite da política.
O formulário pediu os participantes, calculou o valor por pessoa e mostrou o aviso com o limite antes de salvar. A política pedia justificativa, que foi escrita ali mesmo.
O aprovador viu a violação destacada no relatório, aprovou com glosa parcial e o motivo ficou registrado para a auditoria.
O financeiro passava dois dias por mês casando a fatura do cartão corporativo com os recibos.
A fatura foi importada em CSV, a conciliação automática ligou as transações às despesas por portador, data e valor, e o que empatou foi para revisão lado a lado.
O fechamento passou a levar minutos, as transações pessoais viraram débito do colaborador e a conta a pagar do emissor saiu com o valor conferido.
Como funciona
Cada etapa é um módulo de verdade, e o que sai de uma entra na outra sem ninguém digitar de novo.
Módulo por módulo
9 módulos e 66 recursos nesta página, o mesmo cadastro de turma, formando e evento sustentando todos eles.
Mais rápido que mandar a foto da nota para alguém somar depois.
A regra aparece enquanto a pessoa digita, e não três semanas depois na auditoria.
A despesa agrupada, aprovada por quem deve e nunca por quem gastou.
O dinheiro que sai antes, o que volta depois e o reembolso que se paga sozinho.
A viagem aprovada antes de acontecer, com orçamento e realizado lado a lado.
Toda transação do cartão com a despesa e o comprovante que a justificam.
O que a política não pega, a varredura encontra.
Quanto a empresa gasta em viagem e representação, com quem e contra qual verba.
O colaborador cuida do que é dele; financeiro, auditoria e configuração têm porta própria.
Compare os módulos e escolha a configuração que acompanha sua operação.