A página completa do módulo

Produção de Eventos: o que está pronto em cada formatura e o que falta antes da noite

Visão geral com nota de prontidão de 0 a 100 por evento e alertas por regra, dossiê do evento que junta checklist, cronograma, equipe das escalas, ordens de serviço, problemas, licenças e os módulos do evento, modelos de produção com prazo relativo à data (D-30, D-7, dia do evento), financeiro com orçamento, comprometido, realizado e receita, calendário com conflitos de equipe, local, responsável e fornecedor, e encerramento da produção com pendências, foto do momento e lições que voltam para o modelo.

Esta é a referência inteira do módulo em uma página só: as telas do painel, a régua de prontidão, as regras de alerta, a biblioteca de modelos, as fontes do dinheiro do evento, os conflitos que o calendário encontra, o encerramento, as decisões de projeto, as fronteiras com os outros módulos e o glossário dos termos de produção de eventos.

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  • 8dimensões na nota de prontidão, cada uma com peso
  • 16módulos do evento lidos no dossiê, sem copiar registro
  • 4modelos de produção prontos para importar
  • 4tipos de conflito encontrados no calendário
  • 0cadastros novos para a primeira tela aparecer com dado

O módulo por dentro

As 23 telas, na ordem em que o trabalho acontece

Seis blocos no menu do painel. A visão geral mostra a carteira de eventos pela prontidão, o dossiê abre um evento inteiro, os modelos guardam o roteiro que se repete, o financeiro soma o dinheiro de cada evento, o calendário cruza agenda e equipe, e o pós-evento fecha a produção e alimenta o próximo modelo.

01

Visão Geral

Os eventos das próximas semanas estão prontos? E o que falta em cada um?

4 telas
  • Visão GeralEstado geral (em ordem, atenção, crítico), eventos ativos, próximos 30 dias, eventos em risco, prontidão média, equipe confirmada e problemas abertos, com janela de 30, 60, 90 ou 180 dias.
  • Eventos e prontidãoCada evento com a nota de 0 a 100, o que falta, o que não foi medido e a contagem regressiva. Abas separadas para os próximos, os que já passaram da data e continuam abertos e os que ainda não têm data.
  • AlertasLista única ordenada por gravidade e proximidade: prontidão baixa perto da data, evento sem local ou responsável, item urgente pendente, vaga sem confirmação, orçamento estourado, problema grave, vínculo quebrado.
  • Funil e cargaQuantos eventos estão em planejamento, preparação, execução, finalizados e cancelados, e quantos eventos cada responsável carrega na janela.
02

Dossiê do Evento

Um evento inteiro em uma página, lido dos módulos donos.

6 telas
  • Resumo e prontidãoA nota aberta dimensão por dimensão, situação editável (status, risco, prioridade, responsável) e o vínculo com o evento de Ingressos, com sugestão automática pela turma e pela data.
  • Checklist e cronogramaO que precisa estar feito antes, durante e depois, com prazo, responsável, prioridade e dependência entre itens, e as atividades do cronograma com as atrasadas destacadas.
  • EquipeAs escalas do Freelancer & Equipes do evento, vagas por função, confirmadas, sem confirmação, faltas e cachês previstos.
  • Ordens de serviço e problemasOS por fornecedor com entrega, valor e avaliação, e os problemas registrados para o evento no Painel de Problemas.
  • Módulos do eventoCartões de Cerimonial, Mesas, Transporte, Cozinha, Produção Técnica, Atrações, Infraestrutura, Ativos Temporários, Voluntários, Padrão de Entrega, Licenças, Patrocínio, Acessibilidade, Sala de Operação, Central de Comando e Replay, cada um com o que já foi registrado e o link direto.
  • Linha do tempo e impressãoCriação, itens concluídos, entregas previstas, atividades e problemas numa linha só, e o dossiê completo em versão para imprimir.
03

Modelos de Produção

O roteiro que se repete em cada tipo de evento, com prazo relativo à data.

4 telas
  • ModelosItens de checklist, atividades e marcos organizados em antes do evento, no dia e depois, cada um com dias relativos, hora, duração, prioridade, responsável sugerido e dependência.
  • BibliotecaBaile de formatura, colação de grau, culto ecumênico e jantar dançante prontos para importar e editar.
  • Aplicar no eventoPrévia com a data calculada de cada item, o que é novo, o que já existe e o que nasce atrasado, antes de gravar.
  • Recalcular prazos e salvar como modeloA data do evento mudou: os prazos do que veio de modelo acompanham, com prévia. Um evento que deu certo vira modelo com os prazos convertidos em dias relativos.
04

Financeiro dos Eventos

Orçamento, comprometido, realizado e receita de cada evento.

3 telas
  • CarteiraTodos os eventos ativos, encerrados ou todos, com orçamento, comprometido, consumo do orçamento, realizado, receita, margem prevista e alertas, ordenáveis por coluna.
  • Dinheiro do eventoPor categoria (planejado, comprometido, realizado), desembolso por semana antes e depois da data, receita de ingressos pagos e a receber, patrocínio em dinheiro e em permuta.
  • Avaliação do fornecedorNotas de prazo, qualidade, preço e atendimento ao concluir a OS, gravadas na OS e no índice de qualidade do fornecedor.
05

Calendário e Conflitos

A agenda do mês, a carga da equipe e o que está batendo.

3 telas
  • CalendárioMês com cada evento colorido pela prontidão, atividades do cronograma e a agenda de Ingressos que ainda não tem evento de produção.
  • ConflitosFreelancer confirmado em escalas que se sobrepõem, local com dois eventos no mesmo dia, responsável com dois eventos no mesmo dia e fornecedor com entregas para eventos diferentes na mesma data.
  • Carga por responsávelEventos ativos de cada responsável por semana, com destaque para quem acumula dois ou mais.
06

Pós-evento

Fechar a produção sem esquecer nada e levar o aprendizado para o próximo.

3 telas
  • Pendências para encerrarChecklist aberto, OS sem conclusão ou sem avaliação, vaga aceita que não foi concluída, vaga que ficou sem confirmação, problema aberto e custo não apurado.
  • EncerramentoStatus finalizado com a foto do momento: prontidão, pendências que ficaram e resumo do dinheiro. Encerramento financeiro opcional na Rentabilidade e reabertura com histórico.
  • Lições aprendidasO que funcionou, o que falhou e o que melhorar, por área, e a lição que vira item de um modelo com um clique.

O problema e a saída

O que muda nas semanas antes da formatura

A dor

Faltando dez dias para o baile, ninguém sabia dizer se estava tudo encaminhado. A resposta era "acho que sim".

Com o Partiu Formatura

A prontidão dá uma nota de 0 a 100 com o que falta escrito embaixo: local, responsável, orçamento, vínculo com Ingressos, checklist, cronograma e equipe confirmada. A dez dias do evento, nota abaixo de 50 já vira alerta.

A dor

Para saber como estava um evento era preciso abrir a agenda, a escala, a planilha de fornecedores, o grupo de mensagens e o painel de problemas.

Com o Partiu Formatura

O dossiê junta tudo numa página, lido na hora dos módulos donos. Cada cartão leva direto para a tela de origem, com o evento já escolhido.

A dor

Toda formatura começava do zero: alguém lembrava de reservar as becas, outro esquecia de pedir o AVCB do salão.

Com o Partiu Formatura

O modelo guarda o roteiro com prazo relativo à data. Aplicado no evento, cada item nasce com a data certa e com a dependência marcada: o rider técnico só depois de fechar a banda.

A dor

A data do evento mudou e metade do checklist ficou com prazo errado.

Com o Partiu Formatura

Recalcular prazos desloca só o que veio de modelo e ainda não foi concluído, mostrando antes o que muda. O que foi criado à mão fica como está.

A dor

O mesmo fotógrafo foi escalado para duas formaturas que se cruzavam, e ninguém percebeu até a véspera.

Com o Partiu Formatura

O calendário cruza as escalas confirmadas de todos os eventos e aponta o freelancer em janelas sobrepostas, o salão com dois eventos no mesmo dia e o fornecedor com duas entregas na mesma data.

A dor

O orçamento estourou e só se descobriu quando o financeiro fechou o mês.

Com o Partiu Formatura

O comprometido soma OS, cachês das vagas confirmadas e locações no momento em que o compromisso existe. A 90% do orçamento o evento já aparece em atenção, e acima de 100% em crítico.

A dor

A reunião depois da festa terminava em "da próxima vez a gente vê", e na próxima vez ninguém via.

Com o Partiu Formatura

A lição registrada no pós-evento vira item do modelo. O próximo evento que usar o modelo já nasce com ela no checklist.

Como funciona

  1. 1

    O evento é cadastrado e ligado

    Turma, tipo, data e local. O dossiê sugere o evento de Ingressos pela mesma turma e pela data mais próxima, e o vínculo traz equipe, licenças, cerimonial, mesas e logística para dentro da produção.

  2. 2

    O modelo monta o roteiro

    Um modelo da biblioteca ou da empresa gera checklist e cronograma com as datas calculadas a partir do dia do evento, respeitando as dependências.

  3. 3

    Os módulos de sempre trabalham

    A escala é publicada no Freelancer, as OS saem para os fornecedores, o cerimonial monta o roteiro e as licenças são conferidas. Ninguém lança nada em dobro na produção.

  4. 4

    A prontidão acompanha

    A cada leitura a nota é recalculada e os alertas aparecem na visão geral, cada vez mais rigorosos conforme a data chega.

  5. 5

    A noite fica com a operação

    Sala de Operação e Central de Comando conduzem o evento. A produção volta a olhar no dia seguinte.

  6. 6

    A produção é encerrada

    Pendências conferidas, foto do momento guardada, financeiro encerrado na Rentabilidade quando consolidado e lições registradas, que voltam para o modelo.

Como o sistema se comporta

8 decisões que explicam o resto

São elas que respondem por que o sistema às vezes não faz o que se espera dele, e por que isso é intencional.

A produção lê, não copia

Equipe é do Freelancer & Equipes, fornecedor é do cadastro de fornecedores, problema é do Painel de Problemas, dinheiro é da Rentabilidade e do Orçamento Gerencial. A produção lê tudo na hora e grava só o que não existe em lugar nenhum: checklist, modelo, encerramento e lição.

Abre com dado na tela

Nenhuma configuração é exigida para ver a primeira linha. A visão geral e o dossiê conferem a estrutura do banco antes de consultar, e o que não existe vira um aviso com o motivo, sem derrubar a página.

Não medido não é zero

Evento sem vínculo com Ingressos não tem equipe zero: tem equipe não medida. A dimensão sai da nota e aparece escrita, para a prontidão não punir o que não dá para ver.

A régua fica no código

Pesos da prontidão e limites dos alertas são revisados por quem mantém o produto, não editados por empresa. Assim "pronto" quer dizer a mesma coisa em todas as operações, e a explicação aparece na própria tela.

Data de evento não tem fuso

Uma formatura às 22h é às 22h. Datas e prazos são calculados como data de parede, em texto, e nenhuma conversão de fuso desloca o evento para o dia seguinte.

Modelo aplicado não sobrescreve

Aplicar de novo pula o que já está no evento, e recalcular prazos só mexe no que veio de modelo e não foi concluído. O que a coordenação ajustou à mão fica como está.

Encerrar guarda uma foto

As fontes guardam estado, não histórico. Sem a foto, a pergunta "o que ficou pendente quando fechamos" não tem resposta um mês depois.

A noite tem outro dono

A produção cuida do antes e do encerramento. Durante o evento quem comanda são a Sala de Operação e a Central de Comando, e a análise do que aconteceu fica com o Replay.

As fronteiras

Onde a produção termina e os módulos donos começam

O módulo não guarda uma segunda cópia de nada. Ele lê o que já existe e devolve o que produziu pelo mesmo caminho do resto da plataforma.

Eventos e Ingressos

O vínculo com o evento de Ingressos traz licenças, cerimonial, mesas, logística, cozinha, patrocínio e a receita de ingressos para o dossiê e o financeiro.

Freelancers e Equipes

Escalas, vagas por função, confirmações, faltas e cachês do evento. A produção não tem cadastro de equipe paralelo.

Replay do Evento

Planejado x realizado, benchmark, índice de execução e relatório da comissão. O pós-evento da produção leva direto para o Replay do evento.

Padrão de Entrega

Inspeção de qualidade e não conformidades do evento, com cartão e link no dossiê.

Rentabilidade e Orçamento

O plano por categoria vem do Orçamento Gerencial aprovado, e o encerramento financeiro é feito pela Rentabilidade quando o resultado está consolidado.

Cerimonial

Roteiro da solenidade e Modo Palco, com a situação lida no dossiê do evento.

Governança

Quem enxerga o quê, e o que roda sem ninguém pedir

6 permissões separadas

Checadas na tela e também na API. O dinheiro e os modelos têm permissões à parte, para a coordenação de campo acompanhar a produção sem ver a margem.

  • VisualizarVisão geral, dossiê, calendário, checklist e cronograma, só para leitura.
  • CriarCadastrar evento de produção e migrar para Ingressos.
  • EditarChecklist, situação do evento, vínculo com Ingressos, aplicar modelo, recalcular prazos, avaliar fornecedor, encerrar e registrar lições.
  • ExcluirApagar eventos de produção e registros das telas antigas do módulo.
  • ModelosCriar, editar e importar modelos, salvar evento como modelo e levar lição para o modelo.
  • FinanceiroCarteira financeira, aba de dinheiro do dossiê, orçamento e custo apurado.

O que é calculado sem ninguém pedir

Não há job para agendar nem cópia para sincronizar. Cada tela lê as fontes no momento em que é aberta.

  • ProntidãoRecalculada a cada leitura a partir do cadastro, do checklist, do cronograma e das escalas.
  • AlertasAvaliados pelas regras sobre a prontidão, a data do evento e as fontes, a cada leitura.
  • ConflitosCruzamento das escalas confirmadas, dos locais, dos responsáveis e das OS do período escolhido.
  • Pendências de encerramentoLevantadas das fontes no momento de encerrar e guardadas na foto.
  • Vínculo quebradoConferido a cada leitura: evento ligado a um evento de Ingressos que não existe mais gera alerta.

Na prática

4 situações do dia a dia, do problema ao resultado

01

O ensaio que estava com 33% a dez dias

O cenário

Um ensaio fotográfico de turma estava marcado para dali a dez dias, cadastrado com data e local, e nada mais.

Com o sistema

A visão geral mostrou a nota 33 em atenção, com o que faltava: responsável, orçamento, vínculo com Ingressos e cronograma. No dossiê, a sugestão de vínculo acertou o evento de Ingressos da mesma turma no mesmo dia.

O resultado

Com o vínculo, a escala do evento entrou na prontidão, o modelo do ensaio montou o cronograma e a nota subiu antes de o alerta virar crítico.

02

O freelancer em dois lugares

O cenário

A mesma pessoa estava confirmada numa colação ao meio-dia e num ensaio que começava às 10h e ia até o dia seguinte, em cidades diferentes.

Com o sistema

O calendário do mês marcou o dia com conflito e listou as duas escalas com os horários.

O resultado

A coordenação trocou a escala antes da véspera, em vez de descobrir a falta na portaria.

03

O AVCB que ninguém lembrou

O cenário

Em dois bailes seguidos, o laudo do salão foi pedido na semana do evento.

Com o sistema

No pós-evento do segundo baile a lição foi registrada como falhou, área licenças, com a ação "conferir AVCB a 60 dias". A lição foi levada para o modelo do baile.

O resultado

O terceiro baile nasceu com o item no checklist a 60 dias da data, com prioridade urgente.

04

O orçamento que chegou a 92%

O cenário

Faltando três semanas para a festa, a produção achava que ainda sobrava dinheiro.

Com o sistema

O financeiro somou as OS emitidas, os cachês das vagas já confirmadas e as locações. O comprometido chegou a 92% do orçamento, e a categoria de decoração já passava do planejado.

O resultado

O evento apareceu em atenção na carteira, e a decoração foi renegociada antes de a próxima OS sair.

Glossário

Os termos de produção de eventos, ditos em português

O painel escreve tudo em português. Se você chegou procurando pelos termos de mercado de produção de eventos, é isto que cada um deles é aqui dentro.

ProntidãoReadiness score
A nota de 0 a 100 que diz quanto do evento já está pronto, dimensão por dimensão.
DossiêEvent dossier
A página que junta tudo o que os módulos sabem de um evento.
Modelo de produçãoProduction playbook
O roteiro de itens e atividades que se repete em um tipo de evento.
D-30Relative deadline
Prazo contado a partir do dia do evento: 30 dias antes. D+3 é três dias depois.
MarcoMilestone
Um ponto do cronograma que precisa acontecer numa data e hora, como abrir as portas.
ComprometidoCommitted cost
O custo que já foi assumido, mesmo sem pagamento: OS emitida, vaga confirmada, locação contratada.
RealizadoActual cost
O custo apurado ou já concluído nas fontes.
Consumo do orçamentoBudget burn
Quanto do orçamento o custo comprometido já ocupa, em percentual.
Curva de desembolsoCash-out curve
Quanto sai em cada semana antes e depois do evento.
ConflitoScheduling conflict
Pessoa, local ou fornecedor comprometido com dois eventos ao mesmo tempo.
EncerramentoProduction close-out
O fim da produção do evento, com a foto das pendências e do dinheiro naquele momento.
Lição aprendidaLesson learned
O que funcionou, falhou ou precisa melhorar, registrado para mudar o próximo evento.

Continue explorando

Os módulos que trabalham junto com este

Replay do Evento

O que aconteceu na noite, quanto custou por pessoa e o que muda na próxima formatura.

Ver a página

Sala de Operação do Evento

O painel da noite, com público, postos, checklist do dia e problemas.

Ver a página

Padrão de Entrega

Inspeção do salão, não conformidades e ranking de fornecedores.

Ver a página

Cada formatura pronta antes da noite

Podemos abrir a visão geral com os eventos da sua operação, montar o dossiê de uma formatura, aplicar um modelo e mostrar os conflitos do mês na sua frente, e falar sobre o caminho de implantação na sua realidade.

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