Portal da Instituição · Gestão Institucional

A colação de grau decidida
com antecedência, não na véspera

A instituição de ensino ganha um portal próprio para trabalhar junto com a empresa de formatura: lista oficial de formandos, quem está apto a colar grau, documentos, cerimonial, aprovações de material, agenda oficial e conversas, tudo no mesmo lugar. E cada turma mostra, de 0 a 100, o quanto já está pronta para a cerimônia.

Acessar o portal Quero para a minha empresa

Reitoria
Secretaria acadêmica
Coordenação de curso
Cerimonial
Comunicação
Empresa de formatura

Tela inicial do Portal da Instituição com total de formandos, aptos, pendentes, impedidos, prontidão média das turmas e a caixa O que depende de você

O jeito de sempre

Formatura boa não pode depender de e-mail perdido

Entre a secretaria, a coordenação, o cerimonial e a empresa de formatura circulam listas, roteiros e datas que mudam toda semana. Quando cada um guarda a sua versão, o erro aparece justo no dia da colação.

Hoje

A lista de concluintes vai e volta por e-mail em planilhas com nomes diferentes, e ninguém sabe qual é a última.

Com o portal

Uma lista oficial só, mantida pela secretaria e vista pela empresa, com quem mudou o quê registrado.

Hoje

A lista oficial fica desatualizada: o aluno trancou, transferiu ou concluiu e a empresa só descobre depois.

Com o portal

Planilha conferida antes de aplicar ou busca diária no sistema acadêmico, e a situação de cada aluno se atualiza.

Hoje

Quem cola grau é decidido na véspera, com TCC, ENADE e estágio conferidos às pressas.

Com o portal

Elegibilidade calculada a cada mudança, com o motivo à vista, e a secretaria decide antes, registrando o porquê.

Hoje

O roteiro da cerimônia é um arquivo de Word com cinco versões, e o horário de cada momento é feito na calculadora.

Com o portal

Roteiro padrão protocolar, horários somados sozinhos e versão aprovada por quem tem que aprovar.

Hoje

A data do ensaio mudou e metade das pessoas não ficou sabendo.

Com o portal

Agenda oficial com proposto e confirmado, aviso de conflito e lembrete enquanto a data não for confirmada.

Um portal, a colação inteira

Tudo o que a instituição e a empresa combinam

O menu do portal segue o caminho real até a colação: primeiro o acadêmico (turmas, lista, documentos), depois a cerimônia (cerimonial, aprovações, agenda, comunicação). Cada pessoa vê só a parte que o perfil dela libera.

Início com prontidão

Formandos, aptos, pendentes e impedidos, a prontidão média das turmas e o que depende de você logo na entrada.

Pendências

A caixa do que espera a sua ação, em ordem de prazo, com o atrasado primeiro.

Turmas e cursos

Campus, curso, período, turno, previsão de conclusão, alunos previstos e coordenador de cada turma.

Lista oficial

Matrícula, nome civil, nome social, pronúncia, contatos, situação acadêmica e participação na cerimônia.

Elegibilidade

Apto, pendente, impedido ou em análise, com regra automática, decisão da secretaria e pendências acadêmicas.

Documentos

Tipos exigidos, pedidos com prazo, conferência pelo outro lado e a matriz de quem ainda deve o quê.

Importar planilha

Excel ou CSV da secretaria, com as colunas reconhecidas e uma simulação antes de gravar.

Integração

Chave de integração para o sistema acadêmico e busca automática diária no sistema da instituição.

Cerimonial

Cerimônias, nominata e mesa em ordem de precedência, roteiro com horários e chamada da outorga.

Aprovações

Roteiro, convite, identidade visual, telão, vídeo e uso da marca, com versões e parecer.

Agenda oficial

Ensaio, colação, missa, culto, aula da saudade e prazos, com proposto, confirmado e conflitos.

Comunicação

Conversas por assunto entre instituição, empresa e, quando for chamada, a comissão da turma.

Equipe

O gestor do portal convida a própria equipe e escolhe o perfil e os cursos de cada pessoa.

Atividade

A trilha de tudo o que foi feito: quem, quando e o quê, visível dos dois lados.

Impressos

Lista de chamada, roteiro do mestre de cerimônias, nominata e lista de aptos prontos para imprimir.

Busca e avisos

Busca global com ⌘K, sino com as pendências, ações rápidas e tema claro e escuro.

Lista oficial

A lista que vale é a da secretaria

Cada turma tem a sua lista oficial de formandos, e é ela que alimenta a chamada, os impressos e a conferência com a empresa. O nome social tem precedência em toda chamada e todo impresso, como prevê o Decreto 8.727/2016, e a pronúncia do nome fica anotada para o mestre de cerimônias.

Matrícula, nome civil, nome social, pronúncia, CPF, nascimento e contatos
Curso, turma e situação acadêmica (cursando, concluinte, formado, trancado, transferido...)
A situação é entendida do jeito que o sistema da instituição escreve: "provável formando", "egresso", "matriculado"
Participação na cerimônia marcada aluno a aluno
Turmas organizadas por campus, curso, período, turno e previsão de conclusão
Matrícula única por instituição: o mesmo aluno não aparece duas vezes

Elegibilidade

Quem cola grau, decidido antes

Cada formando fica apto, pendente, impedido ou em análise. Uma regra automática sugere a situação e mostra o motivo; a secretaria pode decidir à mão, sempre registrando por quê. A cada mudança de situação, pendência ou documento, a conta é refeita sozinha.

Trancado, desistente, transferido, jubilado ou cancelado: impedido
Ainda cursando no fechamento da lista: pendente, não impedido
Pendências acadêmicas: TCC, estágio, ENADE, disciplina, horas complementares, biblioteca e financeiro da instituição
Pendência que não impede a colação aparece, mas não segura o aluno
Documento exigido para a colação ainda não aprovado deixa o aluno pendente
Sem situação informada: em análise, até a secretaria completar

Documentos

Quem confere é o outro lado

A instituição define o que exige de cada formando, de cada turma e dela mesma. Os pedidos têm prazo, o envio entra para conferência e quem confere é sempre quem não enviou. A matriz de faltantes mostra, turma a turma, quem ainda deve qual documento.

Tipos de documento por formando, por turma ou da instituição, com prazo e validade quando precisa
Documentos sugeridos de saída: regularidade no ENADE, lista de concluintes assinada, autorização de uso de imagem, autorização da marca, regulamento de colação
Documento enviado pela empresa é conferido pela instituição, e o inverso também
Documento do aluno atestado pela própria instituição já entra aprovado
Matriz de faltantes com "só quem tem documento faltando" para cobrar de uma vez
Pedir à empresa um documento que ela precisa providenciar, com prazo

Matriz de documentos faltantes por formando no Portal da Instituição, com aprovados, em conferência, pedidos, recusados e faltando — Matriz de faltantes: cada linha um formando, cada coluna um documento exigido.

Integração

A secretaria não digita duas vezes

A lista oficial pode chegar de três jeitos, e todos passam pelo mesmo motor de conferência. Nada é gravado sem a pessoa ver antes o que vai entrar, mudar ou ficar de fora.

Planilha Excel ou CSV: as colunas são reconhecidas pelo nome e tudo é simulado antes de aplicar
Campo vazio na planilha não apaga o que já existe
Curso e turma que ainda não existem são criados pelo nome ao aplicar
Quem sumiu da planilha só é avisado, nunca removido sozinho
Chave de integração para o sistema acadêmico enviar a lista direto ao portal
Busca automática diária no endereço do sistema da instituição, ou "sincronizar agora"

Funciona com o sistema acadêmico que a instituição já usa, por exemploTOTVS RMTOTVS EducacionalLyceumSagresGenneraSponteMentorSIGAUnimestreJacad

Importação de planilha no Portal da Instituição com mapeamento de colunas e simulação do que vai entrar, mudar e ficar de fora — Importar planilha: colunas reconhecidas e simulação antes de gravar.

Cerimonial

O protocolo pronto, o relógio somado

Cada cerimônia (colação solene, em gabinete ou outorga especial) nasce com o roteiro padrão protocolar das instituições brasileiras: entrada, composição da mesa, Hino Nacional, homenagens, juramento, outorga, discursos e encerramento, com as falas sugeridas. O cerimonial ajusta, e os horários de cada momento são somados a partir da hora de início.

Nominata e mesa de honra em ordem de precedência: reitor, vice-reitor, pró-reitor, diretor, coordenador, autoridade, patrono, paraninfo
Papéis da turma: juramentista, orador, nome de turma, professores e funcionários homenageados, mestre de cerimônias
Confirmação de presença de cada autoridade da mesa
Momento com horário fixo reposiciona o relógio dos seguintes
Chamada da outorga com nome social e pronúncia ao lado de cada nome
Roteiro alterado depois de aprovado volta para aprovação

Cerimônia de colação de grau no Portal da Instituição com data, horário, local, traje, impressos e prontidão da cerimônia — Cerimônia com prontidão própria e os impressos a um clique.

Lista de chamada da outorga pronta para imprimir, com nome social e pronúncia de cada formando — Impressos: lista de chamada, roteiro, nominata e lista de aptos. A chamada também sai em texto, um nome por linha, para gravar no Partiu Sintetizador.

Aprovações

Material com aprovação registrada

O que leva a marca da instituição passa por ela: roteiro, identidade visual, convite, backdrop, telão, vídeo, material institucional e uso da marca. Cada pedido tem versões, pareceres e uma decisão, tomada por quem não pediu.

Versão nova sobe no mesmo pedido, com o histórico das anteriores
Decisão com parecer: aprovado, ajustes pedidos ou reprovado
Prazo de resposta, com lembrete perto do vencimento
Roteiro aprovado aprova a cerimônia
Ajuste pedido volta com uma versão nova, que entra de novo para decisão
Arquivos de até 25 MB

Lista de aprovações de material no Portal da Instituição com convite, roteiro e identidade visual, versão e situação de cada pedido — Aprovações com versão, prazo e situação de cada pedido.

Agenda oficial

A data só vale quando é confirmada

Ensaio, colação, missa, culto, culto ecumênico, aula da saudade, baile, reuniões e prazos ficam numa agenda oficial só. O que a instituição lança já nasce confirmado; o que a empresa lança nasce proposto e espera a instituição; se a empresa remarcar, volta a ser proposta.

Proposto e confirmado sempre à vista, para ninguém tratar rascunho como certeza
Aviso de conflito: mesmo local ou mesma turma no mesmo horário
Lembrete 15 e 7 dias antes enquanto a data não for confirmada
Exportação para o calendário (Google Agenda, Outlook, Apple), com o "a confirmar" no título
A comissão vê a agenda oficial da própria turma no Portal da Comissão

Agenda oficial no Portal da Instituição com ensaio, colação e aula da saudade, compromissos propostos e confirmados — Agenda oficial com proposto, confirmado e conflitos.

Comunicação

Cada assunto na sua conversa

Nada de recado perdido em grupo de mensagens. As conversas são abertas por assunto entre a instituição e a empresa, e a comissão da turma entra quando quem abre a conversa decide incluí-la. A conversa mostra quem já leu.

Conversa por assunto, ligada a uma turma quando faz sentido
Comissão incluída só em conversa de uma turma, e só quando for chamada
Leitura por pessoa: dá para saber quem ainda não viu
Anexos na própria conversa
Aviso por e-mail para o outro lado, só para quem cuida daquela área

Comunicação no Portal da Instituição com conversas por assunto entre a instituição, a empresa de formatura e a comissão — Conversas por assunto, com quem participa de cada uma.

Dashboard

Índice de prontidão: de 0 a 100 por turma

Não é nota de ninguém. É a lista do que ainda precisa acontecer para a turma colar grau, em ordem de peso, com o item que falta apontado. A reitoria vê de longe; a secretaria sabe o que fazer hoje.

Direito Noturno 2026/2exemplo de turma

60/100

Lista oficial de formandos carregada10 pts
Elegibilidade definida para todos20 pts
Documentos exigidos aprovados20 pts
Cerimônia com data e local10 pts
Juramentista e orador definidos10 pts
Roteiro da colação aprovado10 pts
Colação confirmada na agenda10 pts
Ensaio confirmado5 pts
Materiais institucionais aprovados5 pts

"O que depende de você"

Uma caixa nos dois lados, em ordem de prazo e com o atrasado primeiro: documento para enviar, material para aprovar, data para confirmar, mensagem sem resposta. É ela que acende o sino, os números do menu e os avisos por e-mail.

Lembretes nos marcos certos

Lembrete todo dia vira spam e ninguém lê. O portal avisa só quem precisa agir, e só nos momentos que importam:

Prazo de documento ou aprovação3 dias antes, no dia e 1 dia depois
Data da agenda ainda não confirmada15 e 7 dias antes
Cerimônia ainda sem aprovação30, 15 e 7 dias antes

O lembrete só avisa. Não aprova, não cancela e não muda prazo de ninguém.

Segurança e LGPD

Dado de aluno com cuidado de secretaria

A instituição compartilha dado pessoal de estudante, e o portal foi desenhado para isso. Ninguém entra sem ser convidado, cada pessoa vê só o que o perfil e os cursos dela permitem, e tudo o que é feito fica registrado.

Entrada por e-mail e código de 6 dígitos, sem senha para esquecer ou vazar
Sem autocadastro: só entra quem a empresa ou o gestor do portal liberou
Código errado seis vezes bloqueia a entrada por 15 minutos
Termo de uso aceito antes do primeiro uso, com data e IP registrados
Escopo por curso: o coordenador vê só as turmas e os formandos dos cursos dele
CPF, nascimento e contatos aparecem mascarados para quem não precisa deles
Trilha de quem fez o quê, quando e de onde, visível dos dois lados

Perfis do portalo gestor convida a equipe e escolhe o perfil de cada pessoa

Gestor do portalVê e faz tudo, inclusive convidar a equipe