A página completa do módulo

Cronogramas de Trabalho: em que pé está cada formatura, etapa por etapa e formando por formando

Linha do tempo de cada trabalho da turma (colação, baile, ensaio de estúdio, álbum, convite, beca, vídeo, telão, implantação) montada a partir de 23 modelos prontos com prazo relativo à data do evento, status configuráveis, acompanhamento formando a formando, fontes automáticas que leem o Estúdio, as Galerias, os Álbuns e os Contratos, avisos de prazo por e-mail e no painel, aprovação da comissão pelo Portal da Comissão, a linha do tempo no app do formando, linha de base, capacidade da equipe, indicadores e Grids de acompanhamento: mais de 80 planilhas de produção prontas por área, e qualquer planilha colada vira grid com as colunas deduzidas sozinhas.

Esta é a referência inteira do módulo em uma página só: as telas do painel, os tipos de cronograma que já vêm prontos, como as datas são calculadas, as fontes automáticas, o que a comissão e o formando enxergam, a rotina diária, a gestão da equipe, os Grids, as decisões de projeto, as fronteiras com os outros módulos e o glossário.

Falar com um especialistaVer planos
  • 23modelos de cronograma prontos, da colação ao álbum
  • 160etapas de fábrica com prazo relativo à data
  • 15fontes automáticas que leem outros módulos
  • 81modelos de Grid prontos, e qualquer planilha vira grid
  • 3lados que enxergam: equipe, comissão e formando
  • 0cadastros prévios para criar o primeiro cronograma

O módulo por dentro

As 29 telas, na ordem em que o trabalho acontece

Um menu próprio no painel, Cronogramas, com cinco telas. O painel mostra o que atrasou e o que vence; o cronograma abre um trabalho inteiro com linha do tempo, etapas e formandos; os Grids são as planilhas de produção (um trabalho por linha); a Gestão mostra a carga da equipe e os indicadores; Modelos, Modalidades e status guardam o jeito de trabalhar da empresa.

01

Painel e cronogramas

O que vai atrasar este mês? E em que pé está cada turma?

6 telas
  • Indicadores do topoCronogramas em andamento, com etapa atrasada, em risco, etapas atrasadas, etapas que vencem em 7 dias e cronogramas concluídos no mês.
  • AtençãoAs etapas atrasadas, com quantos dias de atraso, e as etapas em risco (a etapa de que ela depende atrasou), com filtro "só as minhas".
  • Próximos 14 dias e marcosO que vence nas duas próximas semanas e os marcos à frente (colação, baile, entrega), de todos os cronogramas.
  • Carga por responsávelQuantas etapas abertas cada pessoa carrega, quantas estão atrasadas e quantas vencem em 7 dias.
  • Lista de cronogramasFiltro por turma, modalidade, status, situação (atrasado, em risco, em dia) e responsável, com barra de progresso, próxima etapa e data de referência.
  • Novo cronogramaTurma, modalidade e modelo; a data do evento é sugerida pela colação ou formatura da turma, com prévia do calendário antes de criar e os formandos da turma incluídos de uma vez.
02

O cronograma

Um trabalho inteiro em uma página, do primeiro passo à entrega.

7 telas
  • Cabeçalho do registroTurma, status, situação, progresso, datas de início, evento e entrega, responsável e prioridade, com troca de status na hora.
  • Linha do tempoGráfico de barras por fase do trabalho, com a linha de hoje, os marcos, as datas de referência e as etapas atrasadas destacadas. Clique na barra para editar a etapa.
  • EtapasTabela agrupada por fase com status na própria linha, previsto e realizado, situação, responsável, andamento (percentual, formandos concluídos ou o número que a fonte automática leu) e checklist marcável.
  • FormandosMatriz formando x etapa com o status de cada um. Selecione células, uma linha inteira ou uma coluna inteira e marque tudo de uma vez. Desistente aparece com selo e sai da conta.
  • Remarcar e empurrar dependentesMudou a data do evento: prévia de todas as etapas que mudam antes de gravar. Etapa atrasou: as que dependem dela andam para depois, mantendo a duração.
  • Linha de base, anexos, comentários e históricoFoto do plano para comparar depois, arquivos no armazenamento em nuvem com link temporário, conversa da equipe por etapa e a trilha completa de quem mudou o quê.
  • ExportarPlanilha completa (resumo, etapas e formandos) e PDF em duas versões: o da equipe e o da comissão, sem as etapas internas.
03

Grids de acompanhamento

As planilhas de produção dentro do sistema: um trabalho por linha.

8 telas
  • Lista de gridsCada grid com o total de linhas, a contagem por status, as atrasadas e as finalizadas.
  • Mais de 80 modelos prontosOrganizados por área: formatura e comissão, estúdio e fotografia, vídeo, álbuns e produtos, eventos, logística, comercial, financeiro, equipe, marketing, escolar, administrativo e qualidade. Da entrega de fotos e de álbuns à escala de fotógrafos, fornecedores do evento, inadimplência, calendário de posts e reclamações de clientes, com busca por nome ou coluna.
  • A partir de qualquer planilhaCole uma planilha que ainda não tem modelo: o sistema deduz o tipo de cada coluna (data, número, sim/não, link, turma, formando, pessoa, status com cor pela palavra, lista), acha o prazo e a conclusão pelo título, mostra para conferir e cria o grid já com as linhas.
  • Modelos da empresa e duplicarQualquer grid vira modelo da empresa, com colunas, cores e prazos, e aparece para toda a equipe em Novo grid. Duplicar cria outro grid com as mesmas colunas, com ou sem as linhas.
  • A planilhaLinha pintada com a cor do status, borda vermelha e dias de atraso quando o prazo venceu sem status final, edição direto na célula, ordenação pelo cabeçalho, busca, filtro por status, "só atrasadas" e "ocultar finalizadas".
  • Colar da planilhaCopie as células do Google Planilhas ou do Excel e cole: as colunas são reconhecidas pelo título, as datas e os números no formato brasileiro são entendidos, turma e formando são ligados ao cadastro quando o nome bate, com conferência antes de importar.
  • ColunasTipos texto, texto longo, número, data, status com cor, lista, pessoa, turma, formando, sim/não e link; qual coluna pinta a linha, qual é o prazo e qual é a conclusão.
  • Histórico e exportaçãoQuem mudou cada célula, de quê para quê e quando; exportação para planilha.
04

Gestão da equipe

Quem está sobrecarregado e quanto cada etapa leva de verdade.

4 telas
  • Capacidade da equipeEtapas abertas por pessoa em cada semana, com a semana acima do limite destacada, e os conflitos: a mesma pessoa com dois compromissos de um dia no mesmo dia, em trabalhos diferentes.
  • Indicadores por modalidadeCronogramas em aberto, concluídos e entregues no prazo, por tipo de trabalho.
  • Prazo real por etapaPara cada etapa de cada modelo: quanto o modelo promete, quanto leva de verdade (mediana), atraso médio e percentual no prazo, e as etapas que mais atrasam.
  • Ajustar o modeloCom amostra suficiente e diferença de 2 dias ou mais, o sistema sugere a nova duração e aplica no modelo com um clique. Cronogramas que já existem não mudam.
05

Modelos, modalidades e status

O jeito de trabalhar da empresa, pronto na primeira abertura.

4 telas
  • ModelosEtapas com prazo relativo (dias antes ou depois do início, do evento ou da entrega), duração, fase do trabalho, área responsável, marco, quem enxerga, acompanhamento por formando, dependências, checklist, fonte automática e aprovação da comissão, com simulação das datas.
  • ModalidadesOs tipos de trabalho, com categoria, ícone e cor. 23 vêm prontas e o cliente cria as dele.
  • StatusTrês cadastros: do cronograma, da etapa e do formando, cada status com nome, cor e fase (não iniciado, em andamento, aguardando, concluído, fora da conta).
  • Avisos e automaçõesE-mail e sino do painel na véspera do prazo e no primeiro dia de atraso, resumo semanal no dia escolhido e conclusão automática pela fonte.

O problema e a saída

O que o cronograma resolve

A dor

A comissão pergunta toda semana "em que pé está a nossa formatura" e ninguém sabe responder de um lugar só.

Com o Partiu Formatura

Cada trabalho da turma tem a sua linha do tempo, e a comissão vê a mesma coisa pelo Portal da Comissão, sem precisar perguntar.

A dor

O prazo do álbum estoura e a empresa descobre quando o formando reclama.

Com o Partiu Formatura

Atraso é calculado pela data, não depende de alguém marcar. O responsável recebe aviso na véspera e no primeiro dia de atraso.

A dor

A planilha de entrega de fotos vive no Google Planilhas, cada um mexe de um jeito e ninguém sabe quem mudou.

Com o Partiu Formatura

O Grid tem as mesmas colunas, a linha pinta pelo status, marca o atraso sozinha e guarda quem mudou cada célula. A planilha antiga entra colando.

A dor

A data da colação muda e alguém precisa refazer o cronograma inteiro na mão.

Com o Partiu Formatura

As etapas são relativas à data do evento. Mude a data e veja a prévia do que anda antes de gravar.

A dor

Saber quantos formandos já fotografaram ou escolheram as fotos exige abrir outra tela e contar.

Com o Partiu Formatura

A fonte automática lê o Estúdio, as Galerias e os Álbuns na hora e marca o formando como concluído na matriz.

A dor

Uma pessoa da equipe tem três entregas no mesmo dia e ninguém percebe até ser tarde.

Com o Partiu Formatura

A capacidade da equipe mostra a carga por semana e o conflito de agenda de cada pessoa.

A dor

Cada área tem a sua planilha (fornecedores, becas, backup de cartões, inadimplência) e nenhuma conversa com o sistema.

Com o Partiu Formatura

Mais de 80 modelos de Grid prontos por área; a planilha que não tem modelo vira grid colando: o sistema deduz as colunas e a empresa salva como modelo próprio.

Como funciona

  1. 1

    Criar a partir do modelo

    Escolha a turma, o tipo de trabalho e o modelo. A data do evento vem da turma e as etapas nascem com as datas calculadas.

  2. 2

    Incluir os formandos

    Os formandos da turma entram de uma vez; as etapas por formando (ensaio, seleção, álbum, beca) ganham uma linha para cada um.

  3. 3

    Tocar o dia a dia

    A equipe muda o status da etapa, marca o checklist e comenta. O início e o fim reais são gravados sozinhos pelo status.

  4. 4

    Deixar as fontes trabalharem

    Todo dia às 7h30 a rotina lê o Estúdio, as Galerias, os Álbuns e os Contratos e atualiza o andamento; quem é responsável recebe os avisos.

  5. 5

    A comissão acompanha e aprova

    No Portal da Comissão, a linha do tempo da turma e as etapas que esperam o "de acordo" (convite, vídeo, telão, decoração).

  6. 6

    Aprender e ajustar

    A linha de base mostra quanto o plano mudou; os indicadores mostram quanto cada etapa leva de verdade e ajustam o modelo.

Como o sistema se comporta

9 decisões que explicam o resto

São elas que respondem por que o sistema às vezes não faz o que se espera dele, e por que isso é intencional.

Atrasado não é status

É calculado pela data. Se fosse status, alguém esqueceria de marcar e o painel mentiria.

Status livre, fase fixa

O cliente cria os status que quiser, com nome e cor, mas cada um pertence a uma fase que as contas entendem. Por isso o percentual e o atraso nunca mudam de sentido.

Remarcar só com prévia

Mudar a data do evento mostra o que anda antes de gravar. Etapa concluída e data ajustada à mão ficam onde estão, a não ser que a pessoa peça.

O modelo não mexe no que já existe

O cronograma copia as etapas quando nasce. Ajustar o modelo para o ano que vem não remarca a turma que se forma semana que vem.

Nada é copiado de outro módulo

As fontes automáticas leem o Estúdio, as Galerias e os Álbuns na hora. Não existe uma segunda verdade para ficar desatualizada.

Sem cadastro prévio

Modalidades, status e 23 modelos são criados sozinhos na primeira abertura. O cliente edita o que quiser depois.

O formando não vê atraso

Atraso é conversa da empresa com a comissão. No app, etapa aberta com prazo vencido aparece como "em andamento"; a comissão vê o atraso real.

A planilha ensina o grid

Em vez de obrigar a empresa a montar colunas do zero, o grid lê a planilha colada e deduz o tipo de cada coluna, o status com a cor pela palavra, o prazo e a conclusão. A pessoa só confere.

Modelo da empresa, não só de fábrica

Qualquer grid vira modelo com as colunas, as cores e os prazos, e aparece para toda a equipe. O catálogo cresce com o jeito de trabalhar de cada empresa.

As fronteiras

Com quem o cronograma conversa

O módulo não guarda uma segunda cópia de nada. Ele lê o que já existe e devolve o que produziu pelo mesmo caminho do resto da plataforma.

Turmas e formandos

A turma dá a data do evento sugerida e os formandos; desistente continua na matriz com selo e sai da conta.

Estúdio

Formando agendado, fotografado, seleção concluída, produção finalizada e pedido entregue viram andamento da etapa sem ninguém digitar.

Galerias e Álbuns

Galerias da turma publicadas, álbum aprovado pelo formando e álbum entregue.

Produção de Eventos

O cronograma liga o evento de produção e mostra as atividades dele; o checklist do dia do evento continua lá.

App do formando

Tela "Minha formatura" com os marcos da turma e o andamento individual, e aviso no celular quando algo conclui.

Governança

Quem enxerga o quê, e o que roda sem ninguém pedir

5 permissões separadas

Três permissões no painel e duas no Portal da Comissão. O módulo vem com o Sistema: quem acessa é decidido só pelas permissões.

  • Ver cronogramasPainel, lista, detalhe, Grids e Gestão, sem alterar nada.
  • Gerenciar cronogramasCriar, editar, remarcar, marcar formandos, comentar, anexar e editar os Grids.
  • Configurar cronogramasModelos, modalidades, status, avisos e aplicar a sugestão de duração no modelo.
  • Comissão: visualizarTodos os papéis da comissão veem a linha do tempo da turma.
  • Comissão: aprovarPresidente e secretário aprovam ou pedem ajuste; o tenant pode mudar por turma.

O que roda sozinho

Uma rotina diária às 7h30, antes do expediente, e automatismos que acontecem na hora.

  • Fontes automáticasLê os outros módulos e marca como concluído o formando que cumpriu a etapa; conclui a etapa que chegou a 100% quando ela está marcada para isso.
  • Vence amanhãE-mail e sino do painel para o responsável de cada etapa que vence no dia seguinte, um aviso por pessoa com todas as etapas dela.
  • Entrou em atrasoAviso no primeiro dia de atraso, e não todo dia, para não virar ruído.
  • Resumo semanalNo dia escolhido, o que está atrasado e o que vence nos próximos 7 dias de cada pessoa.
  • Realizado pelo statusEtapa que começa grava o início real; etapa que conclui grava o fim real; o cronograma sai de "planejado" quando a primeira etapa começa.
  • Etapa por formandoVai para "em andamento" quando alguém avança e para "concluída" quando todos os formandos que contam concluem.

Na prática

5 situações do dia a dia, do problema ao resultado

01

Colação remarcada pela universidade

O cenário

A IES adiou a colação de 12/12 para 19/12 e o cronograma tem 10 etapas relativas à data.

Com o sistema

Remarcar, nova data do evento, conferir a prévia: 8 etapas andam 7 dias, 2 já concluídas ficam como estão.

O resultado

O cronograma inteiro se ajusta em um clique e o histórico registra quem remarcou.

02

Ensaio de estúdio da turma

O cenário

Turma de 52 formandos, sessões no estúdio durante duas semanas.

Com o sistema

Modelo "Ensaio de estúdio"; cada sessão registrada no Estúdio marca o formando como fotografado; a seleção concluída marca a etapa seguinte.

O resultado

A matriz mostra 38/52 fotografados e 21/52 com seleção concluída sem ninguém digitar nada.

03

Convite com aprovação da comissão

O cenário

O convite precisa do "de acordo" da comissão antes de ir para a gráfica.

Com o sistema

A etapa "Aprovação da comissão" exige aprovação; o presidente aprova pelo Portal da Comissão ou pede ajuste com comentário.

O resultado

A etapa conclui sozinha na aprovação, ou volta para a equipe com o comentário e aviso no sino do responsável.

04

Uma planilha que não tem modelo

O cenário

O estoque de brindes da loja vive numa planilha com item, categoria, quantidade, mínimo, situação e data de reposição.

Com o sistema

Novo grid, "A partir da minha planilha", colar as células e clicar em Deduzir colunas: quantidade e mínimo viram número, a situação vira status com cor, a data de reposição vira o prazo.

O resultado

O grid nasce com as linhas, marca sozinho o que passou da data de reposição e é salvo como modelo da empresa para o próximo estoque.

05

Planilha de entrega de álbuns

O cenário

A equipe controla 40 álbuns numa planilha com código, formando, turma, status da edição, editor e rastreio.

Com o sistema

Novo grid a partir do modelo "Entrega de álbuns", copiar as células da planilha e colar. A coluna "Código / formando / turma" é separada nas três colunas.

O resultado

Os 40 álbuns entram de uma vez, pintados pelo status, com os atrasados destacados e cada mudança registrada.

Glossário

Os termos do cronograma

O vocabulário das telas, na linguagem da operação de formaturas.

ModalidadeTipo de trabalho
Colação, baile, ensaio, álbum, convite, beca. Cada cronograma é de uma modalidade.
ModeloReceita de etapas
As etapas de um tipo de trabalho com prazo relativo à data de referência.
ÂncoraData de referência
Início do trabalho, data do evento ou prazo de entrega. As etapas contam dias a partir dela.
MarcoMomento-chave
Etapa de um dia que importa para a turma: colação, baile, entrega.
FaseSentido do status
Não iniciado, em andamento, aguardando, concluído ou fora da conta. É o que o sistema usa para calcular.
Em riscoEtapa ameaçada
Ainda no prazo, mas a etapa de que ela depende atrasou.
FonteFonte automática
De onde vem o andamento real da etapa: Estúdio, Galerias, Álbuns, Contratos.
Linha de baseFoto do plano
As datas guardadas num momento, para comparar com o atual e com o realizado.
GridPlanilha de produção
Um trabalho por linha, com status colorido, prazo e atraso marcado.
Modelo da empresaGrid reaproveitável
Um grid salvo com colunas, cores e prazos para a equipe inteira criar outros iguais.

Continue explorando

Os módulos que trabalham junto com este

Produção de Eventos

O checklist e a prontidão do dia do evento.

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Operação de Formaturas

Todas as soluções para a operação da turma.

Ver a página

Manual do painel: Cronogramas

Passo a passo de cada tela.

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A formatura inteira numa linha do tempo

Cronogramas vêm com o Sistema. Crie o primeiro a partir de um modelo pronto e traga as suas planilhas para os Grids: mais de 80 modelos, ou cole a sua e o grid se monta sozinho.

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