Operação

Cronogramas

A linha do tempo de cada trabalho da turma, montada a partir de modelos prontos, com status configuráveis, acompanhamento formando a formando, fontes automáticas, avisos de prazo, aprovação da comissão e os Grids de produção: mais de 80 planilhas prontas por área, e qualquer planilha colada vira grid.

Visão geral

O módulo Cronogramas responde duas perguntas que se repetem em toda formatura: a da comissão, "em que pé está a nossa formatura?", e a do gestor, "o que vai atrasar este mês?". Ele vem junto com o Sistema e tem menu próprio no painel.

  • Criar o cronograma de um trabalho (colação, baile, ensaio, álbum, convite, beca, vídeo) a partir de um modelo pronto.
  • Calcular as datas de todas as etapas a partir da data do evento, do início ou da entrega.
  • Acompanhar etapas que são individuais formando a formando.
  • Deixar que as fontes automáticas leiam o Estúdio, as Galerias, os Álbuns e os Contratos.
  • Avisar os responsáveis na véspera do prazo e no primeiro dia de atraso.
  • Mostrar a linha do tempo à comissão e ao formando, cada um com o que pode ver.
  • Controlar a produção em Grids: mais de 80 planilhas prontas por área, e qualquer planilha colada vira grid com as colunas deduzidas.

Não é preciso cadastrar nada antes: na primeira abertura o sistema cria as modalidades, os status e 23 modelos prontos. Você ajusta o que quiser depois.

Conceitos e vocabulário

Cronograma
A linha do tempo de um trabalho da turma, com as suas etapas.
Modalidade
O tipo de trabalho: colação, baile, ensaio de estúdio, álbum, convite, beca.
Modelo
A receita de etapas de uma modalidade, com prazo relativo a uma data de referência.
Data de referência (âncora)
Início do trabalho, data do evento ou prazo de entrega. Cada etapa conta dias a partir dela: "30 dias antes do evento".
Marco
Uma etapa de um dia que importa para a turma, como a colação ou a entrega.
Fase do status
Todo status pertence a uma fase: não iniciado, em andamento, aguardando, concluído ou fora da conta. É a fase que o sistema usa para calcular o progresso.
Atrasada e em risco
Atrasada é a etapa aberta com prazo vencido. Em risco é a etapa ainda no prazo cuja etapa anterior atrasou. As duas são calculadas pela data, ninguém marca.
Fonte automática
De onde vem o andamento real de uma etapa: o Estúdio, as Galerias, os Álbuns, os Contratos.
Grid
Uma planilha de produção: muitos trabalhos, um por linha, com status colorido e prazo.

Antes de começar

Pré-requisitoPor que importa
Permissões atribuídas aos perfisVer, Gerenciar e Configurar são separadas. Administrador já tem as três.
Data de colação ou formatura na turmaÉ a data do evento sugerida ao criar o cronograma.
Formandos cadastrados na turmaAs etapas por formando ganham uma linha para cada um.
Responsáveis com e-mail no painelOs avisos de prazo vão para o e-mail e o sino de quem é responsável.

O mapa do menu

Cronogramas

Item do menuO que faz
Painel e cronogramasO que atrasou, o que vence, a carga de cada pessoa e a lista de cronogramas. Permissão: Ver
GridsAs planilhas de produção: um trabalho por linha, com status colorido e prazo. Permissão: Ver / Gerenciar
Gestão da equipeCapacidade por semana, conflitos de agenda e indicadores por etapa. Permissão: Ver
ModelosAs receitas de etapas de cada tipo de trabalho. Permissão: Configurar
Modalidades e statusTipos de trabalho, status com cor e fase, avisos e automações. Permissão: Configurar

Ler o painel

CronogramasPainel e cronogramas

Indicadores no topo, os painéis Atenção, Próximos 14 dias, Próximos marcos e Carga por responsável, e a lista de cronogramas com filtros.

  1. Comece pelo painel Atenção: são as etapas atrasadas (com os dias de atraso) e as em risco.
  2. Marque só as minhas para ver apenas o que está com você.
  3. Olhe Próximos 14 dias para planejar a semana.
  4. Use a Carga por responsável para redistribuir trabalho.
  5. Na lista, filtre por turma, modalidade, status, situação ou responsável e clique no cronograma para abrir.

Criar um cronograma

CronogramasPainel e cronogramasNovo cronograma

O formulário com turma, modalidade, modelo, título, as três datas de referência, responsável, prioridade e a opção de incluir os formandos.

  1. Escolha a turma (ou deixe sem turma para um trabalho avulso).
  2. Escolha a modalidade e o modelo. Leia a descrição do modelo e quantas etapas são por formando.
  3. Confira a data do evento, sugerida pela colação ou formatura da turma.
  4. Deixe início e entrega em branco para o sistema calcular pelo modelo, ou preencha se já estiverem combinados.
  5. Leia a prévia: quantas etapas e de quando a quando. Se aparecer "algumas etapas nascem no passado", reveja a data.
  6. Escolha o responsável e mantenha marcado incluir os formandos da turma.
  7. Clique em Criar cronograma: você vai direto para o cronograma novo.

Referência dos campos

CampoRegraO que fazExemplo
TurmaOpcionalA turma do trabalho. Dela vêm a data sugerida e os formandos.Medicina 2026
ModalidadeObrigatórioO tipo de trabalho.Álbum de formatura
ModeloOpcionalAs etapas que o cronograma recebe. Sem modelo, nasce vazio.Álbum de formatura (8 etapas)
Data do eventoUma das três datasA data de referência principal da maioria dos modelos.12/12/2026
Início do trabalhoOpcionalEm branco, é calculado pelo modelo.01/10/2026
Prazo de entregaOpcionalEm branco, é o fim da última etapa.03/02/2027
ResponsávelOpcionalQuem cuida do trabalho; recebe os avisos das etapas sem responsável.Ana (Produção)
PrioridadeObrigatórioBaixa, normal, alta ou urgente. Alta e urgente aparecem destacadas na lista.Normal

Tocar as etapas

CronogramasCronogramaEtapas

A tabela de etapas agrupada por fase do trabalho, com status na linha, previsto, realizado, situação, responsável, andamento e checklist.

  1. Mude o status direto na linha da etapa. Ao começar, o sistema grava o início real; ao concluir, o fim real.
  2. Clique em checklist para abrir os itens e marcar o que foi feito.
  3. Use o lápis para editar prazo, responsável, dependências, quem enxerga e a fonte automática.
  4. Para a data seguir a data de referência, escolha pela data de referência; para uma data combinada, escolha data fixa.
  5. Marque só as abertas para esconder o que já terminou.

Quando a primeira etapa começa, o cronograma sai sozinho de Planejado para Em produção. Concluir, pausar e cancelar o cronograma continuam sendo decisão de alguém.

Acompanhar formando a formando

CronogramasCronogramaFormandos

A matriz com os formandos nas linhas e as etapas por formando nas colunas, cada célula com o status daquele formando.

  1. Clique em uma célula, no nome (a linha inteira) ou no título da etapa (a coluna inteira) para selecionar.
  2. Escolha o status no rodapé e clique em Aplicar.
  3. Use Trazer da turma para incluir quem entrou na turma depois, e Incluir para alguém de fora.
  4. Marque só com pendência para ver quem ainda falta.
Exemplo

Ensaio de estúdio da turma

A etapa "Sessões de fotos" tem a fonte Estúdio: formando fotografado. Cada sessão registrada no Estúdio marca o formando como concluído na matriz, sem ninguém digitar. Quando os 52 formandos que contam concluem, a etapa conclui sozinha.

Remarcar e empurrar dependentes

CronogramasCronogramaRemarcar

O formulário com as três datas de referência e a prévia de cada etapa que muda de data.

  1. Clique em Remarcar e informe a nova data do evento (ou de início ou de entrega).
  2. Leia a prévia: cada etapa com a data de hoje e a nova. Concluídas e datas ajustadas à mão ficam como estão, a não ser que você marque as opções.
  3. Confirme em Remarcar.
  4. Quando uma etapa atrasar, use Empurrar dependentes: as etapas que dependem dela passam a começar depois, mantendo a duração.

Aprovação da comissão

CronogramasCronogramaEtapaexige aprovação da comissão

O selo 'aguarda a comissão' na etapa e, no Portal da Comissão, a tela Linha do tempo com o bloco Aguardando a comissão.

  1. Na etapa, marque exige aprovação da comissão e deixe a etapa visível para a comissão.
  2. O presidente ou o secretário abre o Portal da Comissão, menu Linha do tempo.
  3. Aprovar conclui a etapa. Pedir ajuste exige comentário e devolve a etapa para "em andamento".
  4. O comentário aparece nos comentários do cronograma e o responsável recebe aviso no sino do painel.

Controlar a produção em Grids

CronogramasGrids

A planilha com a linha pintada pela cor do status, a borda vermelha nas atrasadas, os contadores por status e os botões Colar da planilha, Colunas e Nova linha.

  1. Clique em Novo grid. Em A partir de um modelo, filtre pela área ou busque (são mais de 80 prontos, mais os da sua empresa). Em A partir da minha planilha, cole qualquer planilha, clique em Deduzir colunas, confira o tipo de cada coluna e crie o grid já com as linhas.
  2. Para reaproveitar um grid, use Mais > Salvar como modelo da empresa: ele passa a aparecer para toda a equipe. Mais > Duplicar grid copia as colunas, com ou sem as linhas.
  3. Para trazer a planilha que vocês já usam, abra o Google Planilhas, selecione as células com o cabeçalho, copie e use Colar da planilha.
  4. Clique em Conferir: veja qual coluna da planilha foi para qual coluna do grid e os valores novos de status, e depois Importar linhas.
  5. Clique em qualquer célula para editar. Enter grava, Esc desfaz.
  6. Clique no título da coluna para ordenar; clique num contador de status para filtrar.
  7. Em Colunas, escolha qual coluna pinta a linha, qual é o prazo e qual é a conclusão, e edite as opções e cores dos status.

A colagem entende datas como 25/06/26, 24 de jul. de 2026 e DIA 25/06/2026 profox, números como 5.441, e separa a coluna Código / formando / turma nas três colunas do grid. Turma e formando cujo nome bate com o cadastro ficam ligados a ele.

Gestão da equipe

CronogramasGestão da equipe

A tabela de capacidade com as etapas abertas por pessoa e por semana, os conflitos de agenda e os indicadores por modalidade e por etapa de modelo.

  1. Em Capacidade da equipe, veja as semanas acima do limite e os conflitos (a mesma pessoa, no mesmo dia, em trabalhos diferentes).
  2. Em Indicadores, veja quanto cada etapa leva de verdade contra o que o modelo promete.
  3. Quando houver sugestão, use Aplicar no modelo. Cronogramas que já existem não mudam.

Modelos, modalidades, status e avisos

CronogramasModelos

A lista de modelos por modalidade, o editor de etapas com a simulação das datas e a tela Modalidades e status com o painel Avisos e automações.

  1. Em Modelos, escolha um modelo e simule as datas a partir de uma data de exemplo.
  2. Edite ou inclua etapas: prazo relativo, duração, área, marco, quem enxerga, por formando, dependências, checklist, fonte e aprovação da comissão.
  3. Em Modalidades e status, renomeie, recolora ou crie status. Escolha a fase certa: é ela que conta no progresso.
  4. No painel Avisos e automações, ligue ou desligue o e-mail, o sino, o resumo semanal e a conclusão pela fonte.

Exportar e compartilhar

No cronograma, Exportar gera a planilha completa (resumo, etapas e formandos), o PDF da equipe e o PDF para a comissão, sem as etapas internas. No Grid, Exportar gera a planilha com a coluna de situação.

Perguntas frequentes

O módulo é cobrado à parte?

Não. Cronogramas vem junto com o Sistema; quem acessa é decidido pelas permissões.

Por que "atrasado" não é um status?

Porque é calculado pela data. Se fosse status, alguém esqueceria de marcar e o painel mostraria em dia o que está atrasado.

Mudei um modelo. Os cronogramas que já existem mudam?

Não. O cronograma copia as etapas quando é criado; o modelo alterado vale para os próximos.

O formando vê o atraso?

Não. No app, etapa aberta com prazo vencido aparece como "em andamento". A comissão vê o atraso real no Portal da Comissão.

Posso apagar um status que está em uso?

Ele fica inativo em vez de ser apagado: deixa de aparecer nas escolhas, e quem já está nele continua exibindo.

Qual a diferença entre cronograma e Grid?

O cronograma é a linha do tempo de um trabalho com muitas etapas. O Grid é a planilha de muitos trabalhos, um por linha, como a entrega de fotos ou de álbuns.

Minha planilha não tem modelo. E agora?

Em Novo grid, use "A partir da minha planilha": cole, clique em Deduzir colunas, confira o tipo de cada coluna e crie. Depois salve como modelo da empresa para reaproveitar.

Colei a planilha e uma coluna foi ignorada. Por quê?

O título dela não bate com nenhuma coluna do grid. Crie a coluna em Colunas com o mesmo título, ou renomeie a coluna na planilha, e cole de novo.

A rotina de avisos manda o mesmo e-mail todo dia?

Não. O aviso sai na véspera do prazo e no primeiro dia de atraso, uma vez por etapa, e o resumo sai uma vez por semana.

Voltar ao índice do manual

Última revisão: 19 de setembro de 2026