Operação

Formandos

O cadastro da pessoa e tudo que gira em torno dela: dados completos e nome social, documentação com aprovação, responsáveis financeiros, acompanhamento de cadastros, importação por planilha, relatórios, transações, contratos, termos e jornadas automáticas de relacionamento.

Visão geral

O módulo Formandos cuida da pessoa, enquanto Turmas cuida do grupo. É aqui que vive o cadastro completo, a documentação enviada, quem é o responsável financeiro, o histórico de transações e as mensagens automáticas que acompanham o formando ao longo do ciclo.

  • Cadastrar o formando com dados pessoais, endereço, saúde, tamanhos e plano.
  • Conferir a documentação enviada, aprovando ou rejeitando com motivo.
  • Registrar responsáveis, que costumam ser quem assina e quem paga.
  • Acompanhar o funil de cadastros em andamento e os abandonados.
  • Importar listas por planilha, com 54 colunas mapeadas.
  • Gerar relatórios para a instituição, para a comissão e para a diretoria.
  • Investigar transações por NSU quando o pagamento não aparece.
  • Acompanhar contratos e termos de autorização.
  • Automatizar o relacionamento com jornadas, com antifadiga e janela de horário.

Quem usa este módulo: o atendimento, que cadastra e corrige; a produção, que depende da prontidão do cadastro; o financeiro, que precisa do responsável correto; e o relacionamento, que desenha as jornadas.

Conceitos e vocabulário

Prontidão
O quanto um cadastro está completo o bastante para a operação seguir. Um formando pode estar aprovado e ainda não estar pronto, porque falta a foto, falta um documento ou falta o tamanho da beca.
Nome social
O nome pelo qual a pessoa é chamada. O cadastro aceita nome social junto com o nome civil, e usá-lo no atendimento é o mínimo de respeito com quem está se formando.
Responsável
Quem assina e paga quando não é o próprio formando. É com ele que a cobrança conversa, é ele que recebe o contrato e é ele que responde pelo acordo.
Origem do documento
Diz se o arquivo foi enviado pelo formando no aplicativo ou anexado pela equipe. Numa divergência, os dois têm pesos diferentes.
NSU
O número que identifica a transação no adquirente. É o que permite casar o comprovante que o cliente mandou com o registro do sistema.
Termo e contrato
O contrato é o acordo comercial, com valor e vigência. O termo é a autorização específica, como uso de imagem ou cessão de direitos.
Jornada
Uma sequência de mensagens que o sistema envia sozinho quando algo acontece. Em vez de alguém lembrar de avisar, o sistema avisa.
Antifadiga, reentrada e janela
As três proteções da automação: o teto antifadiga limita quantas mensagens uma pessoa recebe, a reentrada define em quantos dias ela pode entrar de novo na mesma jornada, e a janela impede envio fora de hora.

Antes de começar

Pré-requisitoPor que importa
Permissão Screen:Formandos:ViewAbre o módulo. Screen:Contratos:View, Screen:Jornadas:View, Screen:Jornadas:Config e Screen:Acessibilidade:View liberam os demais itens.
Turma criada e com planosO formando nasce dentro de uma turma e escolhe um plano na adesão.
Tipos de documento configuradosÉ o que define a lista que o formando precisa enviar e os formatos aceitos.
Modelo de contrato e termos publicadosSem modelo não há o que enviar para assinatura.
Canais de mensagem configuradosAs jornadas dependem de WhatsApp, e-mail ou push funcionando.
Planilha no formato esperadoA importação tem 54 colunas e exemplos de formato: conferir antes evita linha rejeitada.

O mapa do menu

Formandos

Item do menuO que faz
Visão GeralO panorama dos formandos, com prontidão e pendências.
FormandosA lista completa, com busca por nome, e-mail, CPF ou nome social, e exportação configurável. Permissão: Screen:Formandos:View
AcessibilidadeAs necessidades especiais declaradas, para a operação do evento. Permissão: Screen:Acessibilidade:View

Cadastro

Item do menuO que faz
DocumentaçãoA conferência dos documentos enviados, com status, origem e aprovação.
ResponsáveisQuem assina e paga pelo formando, com parentesco e contato.
AndamentoO funil dos cadastros, com em andamento e abandonados.
ImportarA importação por Excel, com 54 colunas e status inicial.

Relatórios

Item do menuO que faz
RelatóriosA lista de formandos para instituição e comissão.
Relatório FinanceiroA situação de pagamento, para responsável e diretoria.
TransaçõesAs transações por período, hora e NSU.
Contratos e TermosOs contratos por status e os termos com datas de geração, impressão e assinatura. Permissão: Screen:Contratos:View

Relacionamento

Item do menuO que faz
JornadasAs sequências de mensagens automáticas por gatilho. Permissão: Screen:Jornadas:View
ExecuçõesO que foi disparado e o motivo de cada não envio.
MétricasEnviados, pulados, suprimidos e adiados por etapa.
Canais e LimitesJanela de horário, teto antifadiga e canais ativos. Permissão: Screen:Jornadas:Config

Referência das listagens e dos filtros

Filtro ou recursoO que fazObservação de uso
BuscaProcura por nome, e-mail, CPF ou nome social.O nome social também é pesquisável, e é por ele que a pessoa costuma se apresentar.
TurmaRecorta por turma, ou mostra Todas as turmas.Deixar em todas é o que faz a lista parecer enorme.
Exportação com separadorGera a lista com Ponto e vírgula ou Vírgula, com ou sem cabeçalho.O Excel em português abre corretamente o arquivo com ponto e vírgula.
Escolha de colunasPermite montar a exportação só com o que interessa, renomeando a coluna.Relatório enxuto é relatório lido.
Ordenação por prontidãoOrdena por Mais pendentes ou Menor prontidão.É como se acha a turma que precisa de mutirão antes da sessão de fotos.
Documentação: Status e OrigemSepara pendente, aprovado e rejeitado, e diz se veio do app ou da equipe.Pendentes é a fila de trabalho; Origem resolve divergência.

Cadastrar um formando

FormandosFormandosCadastrar Novo Formando

O formulário completo, com dados pessoais, documento, endereço, filiação, saúde e acessibilidade, tamanhos, turma e plano, e as condições de pagamento.

  1. Informe o Nome Completo e, quando houver, o Nome Social.
  2. Preencha CPF, RG, Órgão Emissor, Telefone e e-mail.
  3. Complete o endereço: CEP, Rua, Número, Bairro, cidade e UF.
  4. Preencha a filiação, com Nome da Mãe, Nome do Pai e os respectivos status.
  5. Registre as informações de saúde: Tipo Sanguíneo, Alergias, Restrições Alimentares e Observações Médicas.
  6. Marque Possui PCD e informe o Tipo de deficiência e as Necessidades Especiais, quando for o caso.
  7. Informe os tamanhos: Tamanho Beca, Tamanho Camisa e Tamanho Sapato.
  8. Escolha a Turma, a SubTurma, o Tipo de Formando e o Status Inicial.
  9. Selecione o Plano, o Template do contrato e as condições: Valor, entrada, Nº de Parcelas e 1º Vencimento.
  10. Informe o Responsável / Vendedor e salve.

Referência dos campos principais

CampoRegraO que fazExemplo
Nome CompletoObrigatórioNome civil, usado em contrato, diploma e documentos oficiais.Ana Paula Ribeiro
Nome SocialOpcionalNome pelo qual a pessoa é chamada. Use no atendimento e na chamada do cerimonial.Ana
CPFObrigatórioDocumento que identifica a pessoa no sistema e nas cobranças.000.000.000-00
TurmaObrigatórioTurma à qual o formando pertence. Define planos, eventos e comunicação.Direito 2026/1
SubTurmaOpcionalRecorte dentro da turma, como sala ou período.Sala A
Tipo de FormandoObrigatórioClassificação do vínculo, que pode alterar regras comerciais.Formando
Status InicialObrigatórioSituação com que o cadastro nasce, entre pendente e aprovado.Pendente
PlanoObrigatório na adesãoPacote contratado. Define valor, itens inclusos e regras de parcelamento.Plano Ouro
Template do contratoRecomendadoModelo usado para gerar o contrato daquele formando.Contrato padrão 2026
Valor, entrada e Nº de ParcelasObrigatório na adesãoAs condições comerciais. A entrada precisa ser menor que o valor total.4.800,00 em 12x
1º VencimentoObrigatório na adesãoData da primeira parcela, respeitando a carência da turma.10/04/2026
Tamanho Beca, Camisa e SapatoRecomendadoDados que a produção usa meses depois, na véspera da colação.M / M / 40
Tipo Sanguíneo, Alergias e Observações MédicasRecomendadoInformações de saúde usadas na operação do evento e em emergências.O+, alergia a frutos do mar
Restrições AlimentaresRecomendadoAlimenta o cardápio do evento e a cozinha.Vegetariana
Possui PCD e Tipo de deficiênciaOpcionalAciona as necessidades de acessibilidade no evento e no atendimento.Baixa Visão
Responsável / VendedorRecomendadoQuem fez a venda. Alimenta comissão e acompanhamento comercial.Marina Souza

A entrada precisa ser menor que o valor total do plano ou do extra: o sistema recusa o contrário. E os dados de saúde e acessibilidade não são burocracia; eles voltam na operação do evento, no cardápio e na logística do dia.

Exemplo

Cadastro que a produção não vai cobrar depois

Além dos obrigatórios, quatro campos evitam retrabalho meses depois:

  • Tamanho Beca, que é cobrado na semana da colação.
  • Restrições Alimentares, que a cozinha pede ao fechar o cardápio.
  • Nome Social, que precisa sair certo na chamada do cerimonial.
  • Responsável, sem o qual a cobrança liga para a pessoa errada.

Conferir a documentação

FormandosCadastroDocumentação

A conferência por turma, com a lista nas colunas Nome, Tipo, Data, Tamanho, Origem, Status e Ações, e a senha de confirmação para operações sensíveis.

  1. Selecione a Turma.
  2. Filtre por Status e trabalhe primeiro os pendentes.
  3. Abra o documento e confira contra o cadastro.
  4. Olhe a Origem quando houver divergência.
  5. Aprove o que estiver correto.
  6. Rejeite o que estiver errado, sempre escrevendo o motivo.
  7. Informe a senha de confirmação quando a ação exigir.

Rejeitar sem escrever o motivo devolve a tarefa sem dizer o que corrigir, e o documento volta errado do mesmo jeito. A rejeição é uma instrução, não um carimbo.

Responsáveis e acompanhamento de cadastros

FormandosCadastroResponsáveis

O cadastro de responsáveis, com parentesco e dados de contato, e a tela de andamento com o funil de cadastros.

  1. Cadastre o responsável com nome, documento, contato e Parentesco.
  2. Vincule ao formando e indique quem responde pelo contrato e pela cobrança.
  3. Em Andamento, acompanhe o funil de cadastros.
  4. Trabalhe o status Em andamento, que é quem começou e parou no meio.
  5. Investigue o crescimento de Abandonado por turma.
  6. Combine com o comercial a abordagem de quem travou no cadastro.

Cada cadastro Em andamento é uma venda que quase aconteceu, e um contato costuma resolver. Quando Abandonado cresce numa turma específica, o problema não é a pessoa: é preço, prazo ou uma etapa confusa daquela turma.

Importar formandos por planilha

FormandosCadastroImportar

A tela de importação via Excel, com a escolha da turma, o status inicial, a tabela de estrutura do arquivo com 54 colunas e o resultado da importação.

  1. Abra a tabela Estrutura do Arquivo Excel e confira os formatos esperados.
  2. Monte a planilha seguindo exatamente as colunas e os exemplos.
  3. Escolha a Turma.
  4. Escolha o Status Inicial, entre Pendente e Aprovado.
  5. Envie o Arquivo Excel.
  6. Leia o Resultado da Importação, com aceitas e recusadas.
  7. Corrija as linhas recusadas e reimporte apenas elas.

O Status Inicial decide o trabalho seguinte: importar como pendente significa revisar um a um; como aprovado significa confiar na planilha. Para lista vinda da instituição, pendente costuma ser o certo.

Confira a tabela de estrutura antes de montar a planilha. Os exemplos mostram o formato de data, telefone e documento, que são a causa de quase toda linha rejeitada.

Relatórios e transações

FormandosRelatórios

O relatório geral de formandos, o relatório financeiro e a tela de transações, com filtro por período, hora e NSU.

  1. Use o Relatório comum para a lista que vai à instituição e à comissão.
  2. Use o Relatório Financeiro para a conversa sobre pagamento.
  3. Escolha as colunas e o separador antes de exportar.
  4. Em Transações, filtre por período e, se preciso, por hora.
  5. Informe o NSU quando o formando afirmar que pagou.
  6. Compare o comprovante com o registro encontrado.
  7. Se não houver registro, oriente sobre o meio usado e confira o retorno do gateway.

O relatório financeiro quase sempre vai para o responsável e para a diretoria, não para o grupo da turma. São públicos diferentes, com informações diferentes.

Contratos e termos

FormandosContratos

A lista de contratos com status, e a tela de termos com as datas de geração, impressão e assinatura.

  1. Acompanhe a lista de contratos pelo status.
  2. Trabalhe diariamente o status Em assinatura.
  3. Confirme o e-mail para onde o link foi enviado.
  4. Reenvie quando necessário e oriente o signatário.
  5. Em Termos, confira as três datas: geração, impressão e assinatura.
  6. Cobre os termos gerados e nunca assinados.

Termo gerado e nunca assinado é autorização que a empresa acha que tem e não tem. Isso aparece justamente quando alguém questiona o uso de uma foto. E cada dia parado em Em assinatura é receita que não se confirma.

Jornadas de relacionamento

FormandosRelacionamentoJornadas

O desenho das jornadas, a lista de execuções com a coluna Motivo, as métricas por etapa e a tela de canais e limites.

  1. Crie a jornada definindo o gatilho que a inicia.
  2. Monte as etapas de mensagem, na ordem e com o intervalo desejado.
  3. Defina a reentrada, em dias.
  4. Defina o máximo por rodada.
  5. Em Canais e Limites, configure a janela de horário e o teto antifadiga.
  6. Acompanhe as Execuções e leia a coluna Motivo.
  7. Nas Métricas, compare enviados, pulados, suprimidos e adiados.

Como ler as métricas da jornada

ColunaO que significaO que fazer quando cresce
EnviadosMensagens que saíram.Compare com a resposta obtida, não só com o volume.
PuladosQuem não se aplicava àquela etapa.Reveja a condição da etapa: talvez ela esteja restrita demais.
SuprimidosQuem foi barrado por regra, como opt-out ou antifadiga.Número grande significa que a jornada tenta falar mais do que a empresa permite: o problema é o desenho.
AdiadosQuem estava fora da janela de horário.Ajuste o horário das etapas para dentro da janela.

Reentrada e máximo por rodada são a proteção contra o pior defeito da automação. Sem eles, um ajuste de cadastro em massa dispara centenas de mensagens de uma vez, e a empresa descobre pelo grupo da turma.

A coluna Motivo responde a pergunta mais comum sobre automação: por que fulano não recebeu. As respostas costumam ser telefone inválido, fora da janela de envio, teto antifadiga atingido ou saída da jornada por condição.

Cenários completos

Cenário 1: da adesão ao cadastro pronto para a produção

  1. Cadastre ou aprove o formando na turma.
  2. Complete os dados que a produção usa: tamanhos, restrições e nome social.
  3. Registre o responsável, quando não for o próprio formando.
  4. Envie o contrato para assinatura.
  5. Acompanhe a documentação enviada e aprove.
  6. Confira a prontidão do cadastro na lista.
  7. Antes da sessão de fotos, ordene por menor prontidão e faça o mutirão.

Cenário 2: o formando diz que pagou e o sistema não mostra

  1. Peça o comprovante, com data, hora e valor.
  2. Abra Transações e filtre pelo período e pela hora.
  3. Busque pelo NSU informado no comprovante.
  4. Se encontrar, confira a qual parcela o pagamento foi aplicado.
  5. Se não encontrar, verifique o meio usado e o retorno do gateway.
  6. Confirmado o pagamento, registre a baixa com a data real.
  7. Explique ao formando o que aconteceu, sem deixar o caso em aberto.

Cenário 3: importar a lista da instituição

  1. Abra a estrutura do arquivo e confira as 54 colunas.
  2. Monte a planilha respeitando formatos de data, telefone e documento.
  3. Escolha a turma e o status inicial Pendente.
  4. Importe e leia o resultado.
  5. Corrija as linhas recusadas em uma planilha nova, só com elas.
  6. Reimporte as corrigidas.
  7. Revise os cadastros criados antes de aprovar.

Cenário 4: montar a jornada de boas-vindas

  1. Defina o gatilho: adesão aprovada.
  2. Monte três etapas curtas, com intervalo de dias entre elas.
  3. Defina reentrada alta, porque boas-vindas não se repete.
  4. Limite o máximo por rodada para o primeiro disparo não sair todo de uma vez.
  5. Confira a janela de horário em Canais e Limites.
  6. Ative e acompanhe as execuções no primeiro dia.
  7. Leia a coluna Motivo dos não enviados e corrija cadastros com telefone inválido.

Boas práticas

  • Use o nome social no atendimento. Ele está no cadastro e é pesquisável.
  • Complete o cadastro cedo. Base incompleta não incomoda no dia a dia e explode na semana da produção.
  • Rejeite documento explicando. A rejeição é instrução de correção.
  • Registre o responsável sempre que houver. É com ele que a cobrança fala.
  • Exporte com ponto e vírgula. É o que o Excel em português abre corretamente.
  • Importe como pendente. Confiar na planilha é decisão, não padrão.
  • Olhe "Em assinatura" todo dia. Contrato parado costuma ser link no e-mail errado.
  • Desenhe jornada com limite. Reentrada e teto antifadiga evitam a mensagem repetida.

Limites e comportamentos que valem conhecer

ComportamentoPor que é assim
A entrada precisa ser menor que o valor totalEntrada igual ou maior não é entrada: é pagamento integral, e o sistema recusa.
Aprovado não é o mesmo que prontoA prontidão mede o cadastro completo para a operação, e não a aprovação da adesão.
A importação usa 54 colunas com formato definidoÉ o que permite validar linha a linha e devolver o motivo da recusa.
Operações sensíveis pedem senha de confirmaçãoDocumentação e financeiro mexem em dado de terceiros: a senha registra que foi você.
A jornada respeita janela de horárioÉ o que impede mensagem automática às onze da noite, o que seria ignorado ou irritante.
A mensagem tem tamanho mínimoMensagens muito curtas não passam na validação, para evitar disparo vazio.
A comissão do vendedor só vira conta a pagar quando a cobrança é quitadaAté lá ela fica reservada, para a empresa não pagar comissão de venda que não entrou.

Mensagens do sistema e o que elas querem dizer

MensagemO que significaO que fazer
"A entrada precisa ser menor que o valor total do plano."O valor de entrada não faz sentido com o plano escolhido.Reduza a entrada, ou registre como pagamento à vista.
"A senha de confirmação está incorreta."A operação sensível não foi autorizada.Confirme a senha do seu usuário: ela registra quem fez a operação.
"A mensagem deve ter no mínimo 10 caracteres."O texto é curto demais para ser enviado.Escreva a mensagem completa: o destinatário precisa entender sem contexto.
"A comissão fica reservada e só vira conta a pagar quando a cobrança for quitada."A comissão do vendedor está provisionada.Acompanhe a quitação: é ela que libera o pagamento da comissão.
"A conta a pagar nasce junto com a cobrança, mesmo que o formando ainda não tenha pago."O compromisso foi registrado no momento da venda.Confira o efeito no comprometido do centro de custo.
"A conversa foi aberta e o formando recebeu a notificação."O atendimento iniciou um canal com a pessoa.Acompanhe a resposta pelo atendimento, não por canal pessoal.
"Aguarde enquanto o contrato é gerado."O documento está sendo montado a partir do modelo.Não repita a ação: gerar duas vezes cria duas versões.

Solução de problemas

SintomaCausa provávelComo resolver
A exportação abriu tudo em uma coluna sóArquivo gerado com vírgula e aberto no Excel em português.Exporte de novo escolhendo o separador ponto e vírgula.
Faltou foto de trinta pessoas na semana da produçãoProntidão baixa não acompanhada ao longo do semestre.Ordene por menor prontidão todo mês e faça mutirão antes da data.
Muitas linhas recusadas na importaçãoFormatos de data, telefone ou documento fora do padrão.Confira a tabela de estrutura e corrija a planilha antes de reimportar.
O formando reenviou o mesmo documento erradoRejeição feita sem motivo.Rejeite escrevendo exatamente o que precisa ser corrigido.
A cobrança fala com a pessoa erradaResponsável não cadastrado ou não vinculado.Cadastre o responsável e indique quem responde pelo contrato.
Contrato parado há dias em assinaturaLink enviado para e-mail errado, ou signatário sem orientação.Confirme o e-mail, reenvie e explique o passo a passo.
A turma inteira recebeu a mesma mensagem automáticaJornada sem limite por rodada, disparada por alteração em massa.Defina máximo por rodada e reentrada antes de reativar.
Muitos suprimidos nas métricas da jornadaA jornada tenta falar mais do que a política permite.Reduza o número de etapas: o problema está no desenho, não no canal.
O pagamento não aparece mesmo com comprovanteTransação em outro meio, ou registro sem vínculo com a parcela.Busque pelo NSU em Transações e faça a baixa com a data real.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre aprovado e pronto?

Aprovado é a adesão aceita. Pronto é o cadastro completo o bastante para a operação seguir: pode faltar foto, documento ou tamanho de beca mesmo em alguém já aprovado.

O sistema aceita nome social?

Aceita, e ele é pesquisável junto com o nome civil. Use o nome social no atendimento e na chamada do cerimonial.

Por que minha exportação abriu tudo em uma coluna?

Porque foi gerada com vírgula. O Excel em português abre corretamente o arquivo com ponto e vírgula.

Devo importar como pendente ou aprovado?

Pendente, quando a lista vem da instituição e alguém vai revisar. Aprovado significa confiar na planilha inteira.

Por que tantas linhas são recusadas na importação?

Quase sempre por formato de data, telefone ou documento. A tabela de estrutura mostra o formato esperado de cada coluna.

Para que serve o campo Origem na documentação?

Para saber se o arquivo veio do formando pelo aplicativo ou foi anexado pela equipe. Na divergência, os dois têm pesos diferentes.

Como acho um pagamento que o formando diz ter feito?

Em Transações, filtrando por período e hora e buscando pelo NSU do comprovante, que é o número da transação no adquirente.

Qual a diferença entre contrato e termo?

O contrato é o acordo comercial, com valor e vigência. O termo é a autorização específica, como uso de imagem. Um formando tem um contrato e pode ter vários termos.

Termo gerado já vale como autorização?

Não. Só o assinado vale. Termo gerado e nunca assinado é autorização que a empresa acha que tem, e isso aparece quando alguém questiona o uso de uma foto.

Por que fulano não recebeu a mensagem da jornada?

A coluna Motivo responde: telefone inválido, fora da janela de envio, teto antifadiga atingido ou saída da jornada por condição.

Quando a comissão do vendedor vira conta a pagar?

Quando a cobrança é quitada. Antes disso ela fica reservada, para a empresa não pagar comissão de venda que não entrou.

Referência rápida

ItemValor
PermissõesScreen:Formandos:View, Screen:Contratos:View, Screen:Jornadas:View, Screen:Jornadas:Config, Screen:Acessibilidade:View
Status inicial na importaçãoPendente ou Aprovado
Colunas da planilha de importação54, com exemplos de formato na própria tela
Separadores de exportaçãoPonto e vírgula (recomendado) ou vírgula
Origem do documentoEnviado pelo formando no app ou anexado pela equipe
Datas do termoGeração, impressão e assinatura
Proteções da jornadaReentrada em dias, máximo por rodada, janela de horário e teto antifadiga

Para onde ir depois

Turmas

O grupo, os planos e a comunicação coletiva. Veja Turmas.

Financeiro

As parcelas e a cobrança da pessoa. Veja Financeiro.

Contratos

Modelos, envio e assinatura. Veja Contratos.

Documentos

O mesmo acervo de documentação, pelo repositório. Veja Documentos.

Página comercial

O que o módulo entrega, na visão de catálogo. Veja Formandos.

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Última revisão: 19 de setembro de 2026