Produtividade

Gestor de Projetos

O trabalho organizado em projeto, com equipe, quadro, prioridade, estimativa e, quando a empresa trabalha assim, sprints. Projetos e itens, planejamento de sprint, minhas tarefas, central de aprovações, campos personalizados, regras de workflow e automações.

A lógica do módulo

A dúvida do primeiro dia é a diferença para o módulo de Tarefas: lá é a lista da equipe, a pendência solta, o combinado entre duas pessoas. Aqui é trabalho organizado em projeto.

A hierarquia é esta, na ordem:

  • A equipe é o grupo de pessoas.
  • Dentro da equipe ficam os projetos.
  • Dentro do projeto ficam os itens de trabalho, num quadro com colunas.
  • O item tem subtarefas, vínculos, anexos, responsáveis, tags, pontos e estimativa em horas.
  • Quem usa Scrum ganha o épico, que agrupa itens de um tema, e o sprint, que é o ciclo com começo, fim e capacidade.

Existe uma camada que muda o comportamento das telas: as regras de workflow barram o cartão de entrar num status quando faltam campos, checklist ou aprovação, e as automações fazem coisas sozinhas quando o status muda. Em alguns projetos, arrastar um cartão pode ser recusado, e a recusa vem com o motivo.

Antes de começar

O que precisa estar prontoPor quê
Sempre ativoO bloco faz parte do módulo sistema, incluso no painel.
Permissão Screen:GestorProjetos:ViewCada item do menu tem a sua: GestorProjetosProjetos, GestorProjetosSprints, GestorProjetosMinhasTarefas, GestorProjetosAprovacoes e GestorProjetosConfiguracoes.
Uma equipe com membrosSem membros não há a quem atribuir trabalho, e o módulo parece quebrado.
O código do projeto decididoEle numera os itens e vira o nome do trabalho nas conversas.
A decisão sobre usar sprintsÉpico, sprint e capacidade só fazem sentido para quem trabalha em ciclos.

O mapa do menu

Trabalho

Item do menuO que faz
ProjetosEquipes e projetos, o quadro com os itens de trabalho, as configurações do projeto e os gráficos. Permissão: Screen:GestorProjetosProjetos:View
SprintsOs ciclos por situação, a geração em lote, o planejamento com capacidade, a daily e a retrospectiva. Permissão: Screen:GestorProjetosSprints:View
Minhas TarefasO que está atribuído a você e ainda aberto, em todos os projetos e equipes. Permissão: Screen:GestorProjetosMinhasTarefas:View
AprovaçõesA central de quem decide, com as pendentes e o histórico. Permissão: Screen:GestorProjetosAprovacoes:View

Configuração

Item do menuO que faz
ConfiguraçõesCampos personalizados, regras de workflow e automações por mudança de status. Permissão: Screen:GestorProjetosConfiguracoes:View

Criar a equipe e o projeto

Gestor de ProjetosProjetos

A tela Equipes e Projetos, com os botões Nova equipe, Novo projeto e Assistente no topo, e os projetos agrupados por equipe.

  1. Na primeira vez, clique em Assistente e monte tudo de uma vez.
  2. Ou clique em Nova equipe, informe o Nome da equipe, a Descrição e a Cor.
  3. Em Membros da equipe, use Adicionar usuário para incluir quem participa.
  4. Clique em Novo projeto, escolha em Criar na equipe e informe o Nome do projeto e o Código.
  5. Informe a Descrição, a Prioridade, a Cor e o Responsável.
  6. Informe o Status, entre Ativo, Pausado e Concluído, a data de Início e a Data alvo.

O Código é o prefixo que numera cada item: um projeto com código FORM gera FORM-1, FORM-2 e assim por diante. É esse número que as pessoas usam em reunião, no chat e no commit. Escolha curto e óbvio, porque trocar depois confunde todo mundo.

Sem equipe e sem membro, o projeto nasce sem ninguém para atribuir trabalho. Por isso o assistente é o caminho recomendado na primeira vez.

O quadro e o item de trabalho

Gestor de ProjetosProjetoso projeto

O quadro do projeto, com as colunas de status, e o painel do item com Descrição, Anexos, Subtarefas, Vínculos, Responsáveis, Status, Prioridade, Tags, Tipo, Pontos, Sprint, Épico, Início, Prazo, Estimativa em horas e o bloco de Branch e PR.

  1. Clique no projeto para abrir o quadro.
  2. Clique em Novo item e informe o Título, a Descrição e o Tipo.
  3. Informe a Prioridade, entre baixa, média, alta e crítica, e o Status inicial.
  4. Informe o Responsável, o Sprint e os Story points.
  5. Abra o item e registre os Vínculos quando o trabalho depender de outro.
  6. Quebre o trabalho em Subtarefas e preencha a Estimativa em horas.

O campo Vínculos costuma passar batido e evita o erro clássico do quadro: um item que depende de outro. Com o vínculo registrado, existe regra de workflow que impede fechar o item enquanto a dependência estiver aberta.

Configurações do projeto

Gestor de ProjetosProjetoso projetoConfigurações do projeto

A tela de configurações dentro do projeto, com os dados do projeto, o botão Personalizar colunas, os gráficos e o Arquivar.

  1. Ajuste o Status, a Prioridade, o Ícone, a Cor, a data de Início e a Data alvo.
  2. Clique em Personalizar colunas para mudar as colunas do quadro.
  3. Use Restaurar padrão se a experiência não der certo.
  4. Clique em Novo gráfico e informe o Título, o Tipo, a Métrica, o Agrupar por, o Dividir por séries, a Paleta e a Largura.
  5. Use Arquivar para tirar o projeto da lista ativa sem apagar nada.

Dá para experimentar as colunas sem medo, porque existe o Restaurar padrão.

Sprints e planejamento

Gestor de ProjetosSprints

A tela Scrum Sprints, com os sprints agrupados em Planejando, Em andamento, Concluído e Cancelado, e a tela de Sprint Planning.

  1. Clique em Novo sprint, escolha o Projeto e informe o Nome e o Objetivo.
  2. Informe as datas de Início e Fim, o Status e a Capacidade em horas.
  3. Use Gerar sprints para criar vários de uma vez, com Duração em dias, Quantidade, Início, Nomenclatura e Prefixo.
  4. Clique em Planejar no sprint para abrir o Sprint Planning.
  5. Informe o Objetivo do sprint, a Capacidade em pontos e a Capacidade em horas.
  6. Marque Exigir Definition of Ready e Ativar sprint ao confirmar conforme o caso, e clique em Confirmar sprint.
  7. Confira a carga por membro antes de começar o ciclo.
  8. Use o registro de daily, com Ontem, Hoje e Bloqueios, e feche com a retrospectiva.

A carga por membro é o número mais útil da tela: ela mostra, antes de o sprint começar, que uma pessoa está com quarenta horas de trabalho e vinte de capacidade.

Definition of Ready é a lista mínima que um item precisa ter para entrar no sprint, do tipo ter descrição, responsável e pontos. Exigir isso impede o ciclo de começar com itens que ninguém sabe o que são. E Gerar sprints deixa o calendário do semestre pronto de uma vez.

Minhas Tarefas e Aprovações

Gestor de ProjetosMinhas Tarefas

A tela Minhas Tarefas, nas colunas Código, Tarefa, Projeto, Equipe, Prioridade e Prazo, e a Central de Aprovações, com as pendentes e o histórico.

  1. Comece o dia por Minhas Tarefas, que junta o que está atribuído a você em todos os projetos.
  2. Trabalhe a lista de cima para baixo, por prioridade e prazo.
  3. Em Aprovações, clique em Aprovar ou em Rejeitar nas pendentes.
  4. Consulte o histórico para ver quem decidiu e quando.

Minhas Tarefas mostra só o que está aberto: a lista encolhe ao longo do dia, que é o efeito desejado. E a aprovação não nasce na Central: ela vem de uma regra de workflow que exige aprovação para entrar num status, ou de uma automação que solicita aprovação na mudança.

Campos, regras de workflow e automações

Gestor de ProjetosConfigurações

A tela Configurações, com as três áreas: campos personalizados, regras de workflow e automações.

  1. Clique em Novo campo, informe o Nome e escolha o Tipo, entre Texto, Texto longo, Número, Moeda, Data, Checkbox, Lista suspensa, URL, E-mail, Progresso e Avaliação.
  2. Para lista suspensa, informe as Opções, uma por linha, e marque Obrigatório e Mostrar no card conforme o caso.
  3. Clique em Nova regra, informe o Nome e escolha o Projeto, lembrando que vazio aplica a todos.
  4. Escolha o Tipo de regra: exigir campos ao entrar em status, exigir checklist 100% em status, limite de WIP, bloquear se vínculo aberto ou exigir aprovação em status.
  5. Escolha os Status em que a regra se aplica e, quando for o caso, os Campos obrigatórios e o Limite de cards.
  6. Escreva a Mensagem que a pessoa verá ao ser barrada.
  7. Clique em Nova automação, informe o Nome, escolha o Projeto e defina o gatilho Quando status muda de e Para.
  8. Escolha a Ação, entre adicionar comentário, definir prioridade, definir status e solicitar aprovação, e informe o Valor.

Escreva a mensagem da regra com cuidado: ela é o que explica a recusa na hora. Uma regra que barra sem dizer o porquê parece defeito do sistema.

WIP é trabalho em andamento, e limitar é o que impede a equipe de começar dez coisas e terminar nenhuma. Comece por uma automação só e observe alguns dias: automação em cascata é fácil de montar e difícil de entender depois. E cuidado com Mostrar no card: um cartão com seis campos visíveis deixa de ser lido de relance, que é a única vantagem de um quadro.

Fluxos completos

Do módulo vazio ao primeiro quadro rodando

  1. Abra o Assistente e crie a equipe com nome, descrição e cor.
  2. Adicione os membros da equipe.
  3. Crie o primeiro projeto com nome e código curto.
  4. Abra o quadro e personalize as colunas, se precisar.
  5. Crie os primeiros itens com tipo, prioridade e responsável.
  6. Registre os vínculos entre os itens que dependem um do outro.
  7. Combine com a equipe onde cada status termina.

Do backlog ao sprint encerrado

  1. Gere os sprints do semestre com duração e quantidade.
  2. Garanta que os itens candidatos têm descrição, responsável e pontos.
  3. Clique em Planejar e informe objetivo e capacidades.
  4. Marque Exigir Definition of Ready e escolha os itens.
  5. Confira a carga por membro e tire o excesso antes de confirmar.
  6. Confirme o sprint e registre a daily durante o ciclo.
  7. Ao final, faça a retrospectiva com colunas e votos.

Da regra criada à aprovação decidida

  1. Em Configurações, crie a regra do tipo exigir aprovação em status.
  2. Escolha o status que passa a exigir aprovação.
  3. Escreva a mensagem que a pessoa verá ao ser barrada.
  4. Mova um cartão de teste para aquele status.
  5. Abra a Central de Aprovações e decida.
  6. Confira o histórico com quem decidiu e quando.

Erros comuns e o que fazer

SintomaCausa provávelO que fazer
Não consigo atribuir ninguém ao itemA equipe do projeto está sem membros.Adicione os usuários em Membros da equipe.
O cartão não entra na colunaUma regra de workflow barrou por campo, checklist, vínculo, WIP ou aprovação.Leia a mensagem da recusa e trate o que falta, ou revise a regra.
Ninguém entende de onde vêm as aprovaçõesA Central só recebe: quem gera é a regra ou a automação.Abra Configurações e veja qual regra exige aprovação naquele status.
O sprint estourou já na primeira semanaCapacidade e carga por membro não foram conferidas no planejamento.Compare horas atribuídas com capacidade antes de confirmar o sprint.
O quadro ficou ilegívelCampos demais marcados como Mostrar no card.Deixe visível só o essencial: o resto fica no painel do item.
O item fechou com a dependência em abertoO vínculo não foi registrado, ou falta a regra que bloqueia.Registre os vínculos e crie a regra bloquear se vínculo aberto.
Coisas acontecem sozinhas e ninguém sabe por quêAutomações em cascata, uma disparando a outra.Desligue e reative uma por vez, observando o efeito por alguns dias.

Perguntas frequentes

Quando usar este módulo e quando usar Tarefas?

Tarefas é a lista da equipe, a pendência solta. O Gestor de Projetos é para trabalho organizado em projeto, com equipe, quadro, estimativa e, se for o caso, sprints.

Posso mudar o código do projeto depois?

Tecnicamente sim, mas ele é o prefixo que numera os itens e vira o nome do trabalho nas conversas. Trocar confunde todo mundo.

Por que o cartão não entra na coluna?

Porque alguma regra de workflow barrou: falta campo, o checklist não está completo, existe vínculo aberto, o limite de WIP foi atingido ou a etapa exige aprovação. A recusa vem com a mensagem configurada.

De onde vêm as solicitações da Central de Aprovações?

De uma regra que exige aprovação para entrar em determinado status, ou de uma automação que solicita aprovação quando o status muda. A Central só recebe.

O que é Definition of Ready?

É a lista mínima que um item precisa ter para entrar no sprint, como descrição, responsável e pontos. Exigir isso impede o ciclo de começar com itens indefinidos.

O que é limite de WIP?

É o número máximo de cartões que podem estar ao mesmo tempo num status. Serve para impedir a equipe de começar dez coisas e terminar nenhuma.

Minhas Tarefas está incompleta, faltam itens que fiz ontem.

A tela mostra só o que está aberto. O que foi concluído sai da lista, e é por isso que ela encolhe ao longo do dia.

Personalizei as colunas e ficou ruim. Dá para voltar?

Dá. Use Restaurar padrão nas configurações do projeto.

Para onde ir depois

Tarefas

A pendência solta da equipe, sem projeto. Veja Tarefas.

Workflow

O processo corporativo com etapas e prazo. Veja Workflow.

Gestão de Pessoas

Quem são as pessoas das equipes. Veja Gestão de Pessoas.

Página comercial

O que o recurso entrega, na visão de catálogo. Veja Projetos.

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Última revisão: 19 de setembro de 2026