A lógica do módulo
O módulo responde três perguntas, e toda tela existe para responder uma delas: onde eu sento amanhã, essa sala está livre e quanto do espaço que a empresa paga está sendo usado.
A cadeia é curta e sempre a mesma:
- O local é a estrutura física: unidade, prédio, andar e zona.
- O espaço é o que se reserva: a sala, a mesa, a vaga, o armário.
- A política é a regra: com quanta antecedência, por quanto tempo, se precisa de aprovação.
- A reserva é o compromisso, e o check-in é o que prova que ele valeu.
O indicador que resume a saúde do módulo é o não comparecimento. Ele significa sala reservada e vazia enquanto alguém procurava lugar, e é exatamente o que o check-in existe para expor: passado o prazo de tolerância, a reserva sem check-in fica marcada como ausência e aparece na visão do dia, para o gestor liberar o espaço.
Quem reserva é a pessoa do Gestão de Pessoas
O módulo não tem cadastro de pessoa próprio, e isso é decisão, não falta. Quem reserva é o colaborador, o terceiro, o temporário ou o freelancer que já existe no Gestão de Pessoas, ou o usuário do painel. O módulo lê a pessoa de lá na hora, então ninguém precisa manter dois cadastros.
A consequência prática é boa: o usuário do painel vinculado ao colaborador é resolvido para a mesma identidade, então a cota e o histórico somam uma pessoa só, e não duas.
Se a mesma pessoa usa o painel e o Portal do Colaborador, vincule o usuário ao colaborador em Gestão de Usuários › Organização. Sem esse vínculo, ela conta como duas pessoas na cota e no relatório. A tela Pessoas do módulo mostra quem ainda está sem o vínculo.
Antes de começar
O mapa do menu
Operação do dia
Planta do andar
Cadastro
Regras
Monte a estrutura física
Espaços & ReservasCadastroLocais
A árvore da empresa: unidade, prédio, andar e zona, uma dentro da outra.
Comece pela unidade, depois o prédio, depois o andar. A zona é opcional e serve para dividir um andar grande em alas, o que ajuda quando cada equipe tem um canto.
Se a empresa tem filial em outro fuso horário, marque o fuso no local. A agenda passa a mostrar o horário certo para quem está lá, e a reunião das nove continua às nove.
Quem já usa o módulo Patrimônio pode trazer a estrutura pronta pelo botão Importar do Patrimônio. Nada é alterado lá, e rodar de novo não duplica.
Cadastre os espaços
Espaços & ReservasCadastroEspaços
O inventário do que pode ser reservado, com tipo, capacidade e recursos.
Sala, estação de trabalho, vaga, armário, cabine e equipamento vivem no mesmo lugar, porque todos têm horário, conflito e regra. O que muda entre eles é a política, não o cadastro.
Para um andar inteiro, use Criar em lote: informe quantos, a máscara do código e a fila, e os espaços nascem numerados e distribuídos. Cento e oitenta estações levam um formulário, não cento e oitenta.
Marque os recursos de cada espaço (projetor, videoconferência, lousa, dois monitores, acessível). É por eles que a pessoa vai filtrar quando precisar de uma sala específica.
A copa e a recepção também podem entrar, marcadas como não reserváveis. Elas aparecem no mapa e contam na ocupação do andar, mas ninguém reserva.
Desenhe a planta do andar
Espaços & ReservasPlanta do andarConstrutor
O editor visual do andar: parede, piso, zona, mobiliário, medição, vista de topo e isométrica.
A planta é o que transforma a lista de espaços em um mapa clicável, e ela é desenhada aqui mesmo, no navegador. Não precisa de CAD nem de projeto: as ferramentas são parede, piso, zona, peça, bloco, medir e apagar, com grade de encaixe, zoom e o desfazer e refazer de sempre no teclado.
Para não começar da folha em branco, vá em Cenários prontos: são quinze modelos de fábrica, do escritório pequeno ao andar corporativo, coworking, híbrido por equipes, call center, estacionamento, vestiário, sala de aula, consultórios, laboratório, auditório, postos de fábrica e espaço de evento. Aplique o que mais se parece com o seu e ajuste o resto. A sua própria planta também pode ser salva como cenário, para replicar em outra unidade.
Blocos de mesas são duplicados em série e numerados automaticamente. Antes de publicar, rode o validador: ele aponta o que impede a publicação. Depois vem a prévia e a publicação, que guarda a versão o mapa do dia a dia sempre lê a versão publicada, e despublicar não apaga nada.
Defina as regras
Espaços & ReservasConfigurações
Como o módulo se comporta: tamanho do horário, tempo para confirmar, check-in e privacidade.
A política responde as perguntas chatas antes que elas virem discussão: com quanta antecedência dá para reservar, por quanto tempo, em que horário, se precisa de aprovação e se exige check-in.
Ela é resolvida em cascata, do específico para o geral: o que vale para aquele espaço vence o que vale para o tipo, que vence o do local, que vence o da empresa. Assim "a sala da diretoria precisa de aprovação" não obriga a redigitar as outras quinze regras.
A cota é o que faz o híbrido funcionar: dois dias por semana por pessoa, ou um limite por equipe, evita que as mesmas pessoas ocupem o escritório todos os dias.
Reservar
Espaços & ReservasReservasEncontrar um lugar
A busca: dia, local, quantidade de pessoas e o que a sala precisa ter. Cada espaço mostra os horários livres.
A pessoa escolhe o dia, filtra pelo que precisa e clica no horário. Se a política exigir aprovação, a reserva nasce aguardando; se não, já sai confirmada.
Quem organiza a agenda de outra pessoa pode reservar em nome dela, com a permissão própria para isso. A reserva fica no nome de quem vai usar, e o log guarda quem clicou.
Duas pessoas clicando no mesmo horário no mesmo segundo não geram duas reservas. A exclusividade é garantida pelo banco de dados, não por uma checagem que pode chegar tarde, e quem perdeu a corrida recebe um aviso claro em vez de descobrir na hora da reunião.
Chegar e liberar
Espaços & ReservasVisão do dia
O painel do dia: quem está usando o quê agora, quem ainda não fez check-in e o que está livre.
O check-in abre dentro da janela configurada e respeita a tolerância. Ele é feito pelo painel, e cada espaço tem o seu QR code gerado no cadastro para colar na mesa ou na porta. Só o dono da reserva ou o gestor confirma a chegada.
Passado o prazo de tolerância sem check-in, a reserva fica marcada como ausência e aparece no painel do dia. Quem terminou antes faz o check-out e devolve o espaço na hora.
Em uma emergência, a relação de quem está no andar e a rota de evacuação saem da planta publicada.
Ler o dia no mapa
Espaços & ReservasMapa do andar
A planta publicada com cada espaço colorido por situação, tipo ou zona.
O mapa é a tela que a pessoa abre antes de sair de casa: escolhe o horário, vê o andar colorido pela situação e clica no espaço para reservar. Colorir por zona mostra onde cada departamento senta, e por tipo separa sala, estação, vaga e armário.
A visão do dia responde pelo conjunto: espaços ativos, reservas do dia com o percentual de ocupação, o que está em uso agora, o que está livre agora, pessoas no escritório, reservas sem check-in e ausências. O custo mensal de cada espaço fica no cadastro, ao lado do bem do Patrimônio que o originou.
Privacidade
Saber quem sentou onde e em que dia é dado de pessoa, e o módulo trata assim. Três travas que valem a pena conhecer:
- Não existe tela de "onde está fulano agora". Existe "quem está no andar hoje", que é agregado e serve à evacuação.
- Ver a ocupação individual é uma permissão separada de ver o módulo: quem administra o cadastro não enxerga o histórico da pessoa.
- A visibilidade da reserva é definida na política, e as Configurações têm uma seção só de privacidade.
O check-in não é ponto eletrônico, e a tela diz isso. O registro legal de jornada continua em Gestão de Pessoas, com as regras que ele já cumpre. Os dois podem ser comparados, mas a folha nunca lê a reserva como fonte.
Perguntas frequentes
Preciso cadastrar as salas de novo se já uso a Portaria?
Não. O botão Importar salas da Portaria traz o que já existe, com capacidade e recursos. Nada é alterado na Portaria, e a agenda antiga dela continua funcionando.
Qual a diferença entre este módulo e a Portaria?
A Portaria cuida de quem entra no prédio: visitante, crachá, entrega. Este cuida de quem senta onde: mesa, sala, vaga, com regra e ocupação. Empresa híbrida sem recepção compra um sem o outro.
O check-in conta como ponto?
Não. O registro legal de jornada continua em Gestão de Pessoas. O check-in aqui é gerencial, e serve para liberar o espaço de quem não apareceu.
O que acontece se a pessoa reservar e não aparecer?
Passado o prazo de tolerância da política, a reserva fica marcada como ausência e aparece na visão do dia, para o gestor liberar o espaço. A ausência é registro, e nunca bloqueia a pessoa sozinha: decisão sobre gente exige gente.
Preciso desenhar a planta em algum programa de arquitetura?
Não. O Construtor é visual e roda no navegador, com parede, piso, zona, 58 peças de mobiliário, medição e grade de encaixe. E dá para começar de um dos quinze cenários prontos e só ajustar o que for diferente.
Duas pessoas podem reservar o mesmo horário por acidente?
Não. A exclusividade é garantida pelo próprio banco de dados, e não por uma conferência que pode chegar tarde. Quem perde a corrida recebe o aviso na hora e escolhe outro horário.
A empresa tem filial em outro fuso horário. Funciona?
Funciona. O fuso é definido no local, não na empresa, e cada pessoa vê o horário no fuso de onde o espaço está.
Quem tem uma mesa fixa precisa reservar?
Não. Mesa marcada como de uso exclusivo só aparece para o dono, e ninguém mais consegue reservá-la.
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Última revisão: 19 de setembro de 2026