A lógica do módulo
A Portaria responde três perguntas o tempo todo: quem está aqui, quem autorizou e o que entrou ou saiu. Toda tela do módulo existe para responder uma delas com registro, e não de memória.
A cadeia do dia a dia é curta e sempre a mesma:
- O visitante é a pessoa, cadastrada uma vez, com documento e foto.
- A visita é a vinda dela, com anfitrião, motivo, setor e horário.
- A autorização é o aval de quem podia dar, quando a política exige.
- O crachá é o que ela carrega enquanto está dentro, e precisa voltar.
Crachá emitido e não devolvido é o indicador que resume a saúde da portaria. Ele significa, quase sempre, que alguém saiu sem passar pela recepção, e é por isso que a lista de não devolvidos precisa ser olhada no fim de cada turno.
Antes de começar
O mapa do menu
Operação do dia
Controle
Espaços e segurança
Painel da portaria
Portaria
O resumo do momento: quem está dentro, visitas do dia, crachás em uso, entregas aguardando retirada e as ocorrências abertas.
- Comece pelo número de pessoas dentro e compare com a expectativa do dia.
- Confira as visitas agendadas que ainda não chegaram.
- Veja os crachás em uso e a lista de não devolvidos.
- Trate as ocorrências abertas antes de passar o turno.
Visitantes
PortariaVisitantes
O cadastro das pessoas que visitam a empresa, com documento, foto e a marcação de bloqueio.
- Clique para cadastrar e informe o Nome, o Tipo e a Empresa.
- Informe o Tipo doc. e o Nº documento, o Telefone, o E-mail e o Nascimento.
- Anexe a Foto.
- Para prestador, informe a Validade doc..
- Use Bloqueado (acesso negado) quando a pessoa não pode entrar.
- Escreva as Observações que a recepção precisa saber.
Cadastrar o visitante uma vez é o que faz a segunda visita levar segundos. A foto ajuda a recepção a confirmar a pessoa sem pedir documento de novo em cada retorno.
Visitas
PortariaVisitas
O registro de cada vinda, com visitante, anfitrião, motivo, setor, sala e tipo de acesso.
- Escolha o Visitante, ou cadastre na hora.
- Informe o Anfitrião (quem recebe).
- Informe o Setor / destino, a Sala, quando houver, e o Motivo.
- Escolha o Tipo de acesso.
- Use Agendar para quando a visita for marcada; em branco significa chegada agora.
- Registre a saída quando a pessoa devolver o crachá.
O anfitrião não é formalidade: é quem responde pela pessoa lá dentro e quem a recepção aciona quando algo acontece. Visita sem anfitrião é visita sem dono.
Autorizações
PortariaAutorizações
As solicitações nas abas Pendentes, Aprovadas e Recusadas, com aprovador, tipo e descrição.
- Clique em Solicitar autorização.
- Escolha o Tipo, entre Entrada, Estacionamento e Acesso a área.
- Informe o Aprovador e a Descrição.
- Vincule à Visita quando ela já existir.
- Acompanhe a fila de Pendentes antes do horário marcado.
Quando a configuração exige autorização de entrada, a visita não é liberada sem ela. Resolver a fila de pendentes com antecedência evita gente esperando na recepção.
Crachás e chaves
PortariaCrachás
Os cartões e chaves emitidos, com as visões Emitidos (em uso), Devolvidos e Não devolvidos.
- Clique em Emitir crachá / chave.
- Escolha o Tipo, entre Crachá, Cartão e Chave.
- Informe o Identificador.
- Use Vincular à visita (ativa) para amarrar ao visitante que está dentro.
- Escreva as Observações quando houver algo a registrar.
- No fim do turno, trate a lista de Não devolvidos.
Crachá sem vínculo é crachá que ninguém sabe com quem está. Vincule sempre à visita ativa, mesmo quando a pessoa é conhecida.
Salas e agenda
PortariaSalas
O cadastro das salas, com capacidade, localização, recursos e cor; e a agenda de reservas por período.
Salas
- Informe o Nome, a Capacidade e a Localização.
- Liste os Recursos, separados por vírgula.
- Escolha a Cor e marque Ativa.
Agenda
- Clique em Reserva e escolha a Sala.
- Informe o Título, o Início e o Fim.
- Informe o Responsável, o Nº participantes e a Descrição.
- Use o filtro Todas as salas para enxergar conflitos de horário.
O número de participantes contra a capacidade da sala é a conferência que evita a reunião de doze pessoas marcada numa sala de seis.
Entregas e materiais
PortariaEntregas
As entregas recebidas, nas visões Aguardando retirada e Retiradas; e a saída de materiais com responsável e documento.
Entregas recebidas
- Clique em Nova entrega e informe a Descrição.
- Informe o Remetente, a Transportadora e o Cód. rastreio.
- Escolha o Destinatário (colaborador), ou informe um destinatário externo.
- Anexe a Foto do pacote.
- Registre a retirada quando a pessoa buscar.
Saída de materiais
- Clique em Material para saída e informe a Descrição e a Quantidade.
- Informe o Responsável (quem leva) e o Documento.
- Anexe a Foto do material.
A foto é o que resolve a discussão depois. Material que sai sem registro fotográfico e sem responsável nomeado vira palavra contra palavra.
Estacionamento, ocorrências e lista de bloqueio
PortariaEstacionamento
Os veículos no pátio, com placa, modelo, cor e vaga; as ocorrências com gravidade e anexo; e a watchlist de quem tem acesso negado.
Estacionamento
- Informe a Placa, o Modelo, a Cor e o Tipo.
- Informe a Vaga e as Observações.
Ocorrências
- Clique em Ocorrência e informe o Título.
- Escolha a Categoria e a Gravidade.
- Informe o Local e a Descrição, e anexe a foto.
Lista de bloqueio
- Informe o Nome e o Documento.
- Escolha a Gravidade e escreva o Motivo.
- Mantenha Ativo enquanto o bloqueio valer.
A lista de bloqueio trata dado sensível sobre pessoas. Registre sempre o motivo, revise periodicamente e desative o que não se sustenta mais: bloqueio eterno sem revisão é problema jurídico esperando acontecer.
Emergência e configurações
PortariaEmergência
A tela de emergência, com a lista de quem está dentro para conferência na evacuação; e as configurações da política da portaria.
Emergência
- Abra a tela e gere a lista de quem está dentro no momento.
- Leve a lista para o ponto de encontro e faça a conferência nome a nome.
- Registre quem não foi localizado e acione a brigada.
Configurações
- Informe o Nome no cabeçalho, o Logo (URL) e o Prefixo do crachá.
- Marque QR real no crachá quando a leitura for usada no acesso.
- Marque Exigir autorização de entrada e Exigir aceite do termo na chegada conforme a política.
- Escreva o Texto do termo e informe a Versão.
- Informe os limites de Espera na recepção, Permanência sem saída e Veículo no pátio.
- Informe Reter por (dias), que define por quanto tempo os dados ficam guardados.
A tela de emergência só funciona se as saídas forem registradas. Portaria que anota entrada e esquece a saída produz, numa evacuação, uma lista de gente procurada que já foi embora.
Fluxos completos
Receber uma visita agendada
- Cadastre o visitante com documento e foto, se for a primeira vez.
- Crie a visita com anfitrião, motivo, setor e horário.
- Solicite a autorização de entrada, quando a política exigir.
- Na chegada, confira o documento, registre o aceite do termo e emita o crachá vinculado.
- Na saída, receba o crachá e registre o encerramento da visita.
Fechar o turno
- Confira a lista de crachás não devolvidos.
- Confira quem continua registrado como dentro e não saiu.
- Trate as ocorrências abertas e anexe as evidências.
- Confira as entregas aguardando retirada.
- Passe o turno com a lista de pendências escrita, e não de boca.
Erros comuns e o que fazer
Perguntas frequentes
Por que vincular o crachá à visita?
Porque é o que permite saber com quem está cada crachá. Crachá sem vínculo é crachá perdido no primeiro turno movimentado.
A lista de emergência é confiável?
Ela é tão confiável quanto o registro de saídas. Se a portaria anota entrada e esquece a saída, a lista mostra gente que já foi embora.
Quando a autorização de entrada é exigida?
Quando a opção está marcada nas configurações. Aí a visita não é liberada sem o aval do aprovador.
Por quanto tempo os dados dos visitantes ficam guardados?
Pelo período definido em Reter por (dias) nas configurações. É uma decisão de política de privacidade da empresa.
Posso bloquear o acesso de uma pessoa?
Sim, pela marcação no cadastro do visitante ou pela watchlist. Registre sempre o motivo e revise periodicamente.
Para onde ir depois
Última revisão: 19 de setembro de 2026