A lógica do módulo
Um baile na cidade da turma e uma viagem de formatura de quatro dias fora do estado não são o mesmo problema. Este módulo reúne o que só aparece quando o evento cresce: gente dormindo fora, menores de idade sob responsabilidade da empresa, pertences guardados, plano de socorro e alimentação com restrição.
Os assuntos se organizam em cinco frentes:
- Viagem e hospedagem: as viagens de formatura, a rooming list e o transporte dos formandos.
- Porta e pertences: credenciamento, guarda-volumes e achados e perdidos.
- Menores e responsáveis: quem é menor de idade, quem responde por ele e com quem ele sai.
- Segurança e saúde: o plano de segurança e o atendimento de emergência.
- Alimentação: cardápio, degustação, restrições e a reputação de quem fornece.
O controle de menores é a parte mais séria do módulo. Ela não é burocracia: é a responsabilidade legal da empresa sobre quem ainda não tem dezoito anos, durante uma viagem ou uma festa que vai até de madrugada.
Antes de começar
O mapa do menu
Viagem e hospedagem
Porta e pertences
Menores e responsáveis
Segurança, saúde e alimentação
Painel
Evento AvançadoPainel
O resumo do evento grande: viagens, rooming pendente, menores sem autorização, restrições alimentares e as ocorrências de segurança.
- Comece pelos menores sem autorização, que é o item bloqueante por natureza.
- Confira a rooming list pendente e o transporte sem passageiro definido.
- Leia as restrições alimentares e confirme com o fornecedor.
- Revise as ocorrências de segurança em aberto.
Viagem, rooming list e transporte
Evento AvançadoViagem e hospedagem
As viagens de formatura, a rooming list com a distribuição por quarto e o transporte dos formandos.
- Cadastre a viagem com destino, datas e o que está incluído no pacote.
- Monte a Rooming list distribuindo os formandos por quarto.
- Confira as combinações pedidas e as incompatibilidades conhecidas.
- Organize o Transporte de formandos, com veículos, horários e responsáveis.
- Feche a lista com o hotel e com a transportadora dentro do prazo combinado.
Quando a operação também usa Transporte e Hospedagem, combine os dois módulos: lá ficam os bloqueios com o hotel e o fretamento; aqui fica o recorte da viagem de formatura, com menores, responsáveis e o cuidado do grupo.
Credenciamento, guarda-volumes e achados
Evento AvançadoPorta e pertences
O credenciamento de quem entra, o guarda-volumes com etiqueta e retirada, e os achados e perdidos.
- Faça o Credenciamento antes do evento, com a lista já conferida.
- No Guarda-volumes, registre o volume com etiqueta e o dono.
- Só entregue mediante a etiqueta ou documento, e registre a retirada.
- Em Achados e perdidos, registre o item com foto, local e data.
- Combine e divulgue o prazo de guarda dos itens não reclamados.
Guarda-volumes sem registro de retirada é o problema que aparece às quatro da manhã, com duas pessoas reclamando o mesmo casaco e ninguém sabendo quem já levou o dele.
Controle de menores e responsáveis
Evento AvançadoMenores e responsáveis
A lista de menores de idade no evento, com autorização, responsável, acompanhante e as regras de saída.
- Confira a lista de menores identificados pela data de nascimento.
- Registre a autorização de cada um, com o responsável que assinou.
- Informe o acompanhante autorizado, quando houver.
- Defina e registre a regra de saída: com quem o menor pode deixar o evento.
- Na porta, confira a autorização antes de liberar a entrada.
- Registre a saída de cada menor, com quem saiu e a que horas.
Menor sem autorização registrada não entra. Essa é uma regra que não admite exceção verbal no dia, porque quem responde por ela é a empresa, e não a pessoa que liberou.
Segurança e emergência
Evento AvançadoSegurança e saúde
O plano de segurança do evento, com postos e efetivo, e a tela de emergência e socorros, com atendimentos registrados.
- Registre o plano de Segurança do evento, com postos, efetivo e responsáveis.
- Defina o ponto de atendimento e o hospital de referência.
- Durante o evento, registre cada atendimento em Emergência e socorros.
- Informe o que houve, o que foi feito e o encaminhamento.
- Quando envolver menor, acione o responsável e registre o contato.
- Depois do evento, revise os atendimentos com a equipe.
Atendimento registrado com horário e encaminhamento é o que sustenta a conversa com a família e com o seguro. Memória de plantão não sustenta.
Alimentação, cardápio e reputação
Evento AvançadoAlimentação
As restrições alimentares do evento, o cardápio com a degustação e a reputação dos fornecedores.
- Consolide a Alimentação especial a partir das restrições informadas.
- Envie a lista ao fornecedor com antecedência e confirme o recebimento.
- Registre a degustação do cardápio, com quem participou e o que foi aprovado.
- No evento, garanta que os pratos especiais cheguem identificados à mesa certa.
- Depois, registre a Reputação de fornecedores com base no que aconteceu.
Restrição alimentar não é preferência: alergia grave é risco de vida. A lista precisa sair consolidada, identificada por pessoa e mesa, e ser confirmada pelo fornecedor por escrito.
Configurações
Evento AvançadoAlimentaçãoConfigurações
Os parâmetros do módulo: regras de menores, prazos de guarda, modelos de autorização e critérios de reputação.
- Defina a regra padrão de autorização de menores.
- Informe o prazo de guarda dos itens de achados e perdidos.
- Ajuste os critérios usados na reputação de fornecedores.
- Revise os parâmetros a cada temporada.
Fluxos completos
Preparar uma viagem de formatura
- Cadastre a viagem com destino, datas e pacote.
- Monte a rooming list e feche com o hotel dentro do prazo.
- Organize o transporte com horários e responsáveis.
- Levante os menores e colete as autorizações, uma a uma.
- Consolide as restrições alimentares e confirme com o fornecedor.
- Registre o plano de segurança e o hospital de referência.
- Credencie o grupo antes do embarque.
A noite de um evento com menores
- Confira a autorização de cada menor na entrada.
- Registre os volumes no guarda-volumes com etiqueta.
- Acompanhe os atendimentos de emergência e acione responsáveis quando preciso.
- Na saída, registre com quem cada menor saiu.
- No dia seguinte, trate os achados e perdidos e avalie os fornecedores.
Erros comuns e o que fazer
Perguntas frequentes
Quando preciso deste módulo em vez do básico?
Quando o evento envolve viagem, pernoite, menores de idade sob responsabilidade da empresa, guarda de pertences ou plano de socorro próprio.
Como o sistema sabe quem é menor de idade?
Pela data de nascimento no cadastro do formando. Cadastro incompleto deixa menor fora da lista, e é por isso que a conferência do cadastro vem antes.
Este módulo substitui o de Transporte e Hospedagem?
Não. Lá ficam os bloqueios de hotel e o fretamento; aqui fica o recorte da viagem de formatura, com menores, responsáveis e o cuidado do grupo.
Menor pode sair sozinho do evento?
Depende da regra registrada na autorização do responsável. O ponto é que a regra esteja escrita antes, e conferida na saída.
Por quanto tempo guardamos os achados e perdidos?
Pelo prazo definido nas configurações. Divulgue esse prazo para a turma junto com o canal de reclamação.
Para onde ir depois
Última revisão: 19 de setembro de 2026