A lógica do módulo
Também chamado de T&E, viagens e despesas. Ele resolve um problema simples de enunciar e difícil de controlar: alguém gasta dinheiro da empresa fora do escritório e precisa prestar contas.
- A despesa é o gasto individual, com comprovante e categoria.
- O relatório de despesa agrupa as despesas de um período ou de uma viagem para aprovação.
- O adiantamento é o dinheiro entregue antes, que precisa ser prestado depois.
- A política define o que pode, quanto pode e o que exige comprovante.
O adiantamento é a parte que mais se perde. Dinheiro entregue e não prestado vira saldo aberto que ninguém cobra, e só aparece quando a pessoa sai da empresa.
Antes de começar
O mapa do menu
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Controle
Configuração
Painel
Despesas CorporativasPainel
O resumo do módulo: despesas do período, relatórios aguardando aprovação, adiantamentos em aberto e reembolsos a pagar.
- Comece pelos adiantamentos em aberto.
- Confira os relatórios parados na aprovação.
- Veja os reembolsos a pagar e o prazo de cada um.
- Leia o consumo do orçamento de T&E do período.
Minhas despesas e relatórios
Despesas CorporativasMeu dia a diaMinhas Despesas
O lançamento individual de despesas com comprovante, e o agrupamento em relatórios para aprovação.
- Lance a despesa com data, valor, categoria e comprovante.
- Informe o centro de custo e, quando houver, o projeto ou evento.
- Agrupe as despesas num Relatório de Despesa.
- Envie para aprovação dentro do prazo da política.
Lançar a despesa no dia é o que evita a reconstrução de memória no fim do mês, que é onde nascem as divergências com o comprovante.
Adiantamentos e viagens
Despesas CorporativasMeu dia a diaAdiantamentos
O dinheiro entregue antes da viagem e a prestação de contas correspondente.
- Solicite o adiantamento com o valor e o motivo.
- Aprovado, acompanhe o pagamento.
- Na volta, lance as despesas e vincule ao adiantamento.
- Devolva o saldo não utilizado, ou receba a diferença.
- Confira que o adiantamento foi baixado.
Adiantamento sem prestação de contas fica como saldo devedor do colaborador. Acompanhe a lista de abertos toda semana, não no fechamento do ano.
Aprovação, reembolso e cartões
Despesas CorporativasFinanceiro
A caixa de aprovação do gestor, a fila de reembolsos a pagar e a conciliação das faturas de cartão corporativo.
- Na Caixa de Aprovação, analise item a item contra a política.
- Recuse com motivo escrito, para a pessoa poder corrigir.
- Em Reembolsos a Pagar, programe o pagamento conforme o prazo.
- Em Cartões e Faturas, concilie os lançamentos da fatura com as despesas informadas.
- Cobre as despesas de cartão sem comprovante.
Lançamento de cartão corporativo sem despesa correspondente é o ponto cego do módulo. A conciliação da fatura é o que impede que ele passe despercebido.
Controle: auditoria, análise e orçamento
Despesas CorporativasControle
A auditoria de despesas, a análise de gasto por categoria e centro, e o orçamento de T&E.
- Use a Auditoria para revisar amostras e casos fora do padrão.
- Leia a Análise de Gasto por categoria, área e período.
- Acompanhe o consumo do Orçamento de T&E.
- Ajuste a política quando o mesmo desvio se repetir.
Quando o mesmo desvio aparece em várias pessoas, o problema não é individual: é a política que não está clara ou não é aplicável.
Configuração
Despesas CorporativasConfiguração
As políticas, as categorias, as alçadas e delegações, a tabela de diárias, os colaboradores e os parâmetros.
- Publique a Política com o que pode, quanto e com qual comprovação.
- Mantenha as Categorias enxutas e sem sobreposição.
- Configure as Alçadas e Delegações, inclusive para férias.
- Mantenha a Tabela de Diárias atualizada por destino.
- Associe os Colaboradores às políticas correspondentes.
Delegação existe para que a aprovação não pare nas férias do gestor. Sem ela, o reembolso atrasa e a equipe passa a pedir exceção por mensagem.
Fluxos completos
Da viagem ao reembolso pago
- Solicite o adiantamento, se houver.
- Durante a viagem, lance as despesas com comprovante.
- Monte o relatório e envie para aprovação.
- O gestor aprova ou recusa com motivo.
- O financeiro programa o reembolso e paga.
- O adiantamento é baixado e o saldo acertado.
Erros comuns e o que fazer
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre despesa e relatório de despesa?
A despesa é o gasto individual com comprovante. O relatório agrupa várias despesas de um período ou viagem e é o que vai para aprovação.
O que acontece com adiantamento não prestado?
Ele fica como saldo aberto do colaborador. Por isso a lista de adiantamentos em aberto precisa ser acompanhada semanalmente.
Como trato o cartão corporativo?
Pela conciliação da fatura: cada lançamento precisa ter uma despesa correspondente, com comprovante.
O gestor está de férias e as aprovações pararam. O que fazer?
Configurar delegação de alçada. É o que evita que o reembolso atrase e que a equipe passe a pedir exceção por mensagem.
Para onde ir depois
Última revisão: 19 de setembro de 2026