Sem sistema
Cada informação de gestão documental corporativa mora em uma planilha diferente, e ninguém sabe qual é a versão certa.
Com o Partiu Formatura
7 módulos no mesmo banco, com a turma, o formando e o evento como cadastro único.
Financeiro e gestão · Gestão Documental Corporativa
Cada documento da empresa com versão, aprovação, validade, assinatura e trilha
Dentro da tela Documentos, um seletor alterna entre o Explorador que já existia e a Gestão corporativa. Cada envio vira uma versão numerada com hash, tamanho, quem e quando; as antigas continuam legíveis e restaurar cria versão nova. A categoria decide a retenção, se exige aprovação e se exige assinatura. Aprovadores em ordem ou em paralelo, parecer obrigatório ao reprovar, prazo com lembrete e a versão aprovada vira vigente. Validade avisa em 30, 7 e 0 dias e marca vencido sozinha. A assinatura sai pelo mesmo e-sign dos contratos e a assinada fora é registrada com o PDF inspecionado. Permissão por documento ou categoria, retenção por política, expurgo sempre manual e trilha completa, inclusive de cada download. O arquivo fica no storage da própria empresa, privado, com link que expira em 5 minutos.
O problema e a saída
O que muda quando Gestão Documental Corporativa vive dentro do sistema
Não é uma tela a mais: é o mesmo cadastro de turma, formando e evento sustentando 7 módulos que antes eram planilha, e-mail e conversa solta.
Sem sistema
Quando alguém pede um número, a resposta demora porque é preciso juntar dados de três lugares.
Com o Partiu Formatura
Versionamento com Hash e Aprovação por Categoria atualizam em tempo real, e o número aparece pronto para a reunião.
Sem sistema
O processo depende de quem está na cadeira: cada pessoa faz de um jeito e o histórico se perde.
Com o Partiu Formatura
O caminho é o mesmo para todo mundo, com registro de quem fez o quê e permissão por perfil.
Sem sistema
Integrar com o restante da empresa vira exportação de planilha e retrabalho no fim do mês.
Com o Partiu Formatura
gestão documental corporativa conversa direto com as outras áreas do sistema, sem exportar nem redigitar nada.
Como funciona
O caminho que a informação faz em Gestão Documental Corporativa
Cada etapa é um módulo de verdade da área e o que sai de uma entra na outra sem ninguém digitar de novo.
O que existe em Gestão Documental Corporativa
- Versionamento com HashCada envio é uma versão numerada e conferível; nada é sobrescrito.6
- Aprovação por CategoriaAprovadores em ordem ou em paralelo, parecer obrigatório ao reprovar e prazo com lembrete.5
- Categorias e ValidadeNove categorias prontas, cada uma com retenção padrão e regras de aprovação e assinatura.6
- Assinatura e RegistroEnvelope pelo e-sign da plataforma ou registro do documento assinado fora, com o PDF inspecionado.4
- Permissões e ConfidencialidadeQuem vê, edita, aprova e gere cada documento ou categoria, com confidencial fechado por padrão.4
- Retenção e ExpurgoPolítica por categoria, ação de alertar ou arquivar, e expurgo que só acontece pela mão de alguém.5
- Armazenamento, Trilha e BuscaArquivo privado no storage da empresa, link que expira e trilha de tudo, inclusive cada download.5
Em destaque
Nada é sobrescrito, nada vence sem aviso, nada some sem alguém confirmar
Cada envio vira uma versão numerada com hash. A categoria decide retenção, aprovação e assinatura. A validade avisa em 30, 7 e 0 dias, a assinatura sai pelo e-sign dos contratos e o expurgo é sempre manual, com o registro mantido. O arquivo fica privado no storage da própria empresa, com link que expira em 5 minutos.
Quero ver isso na prática- Nove categorias prontas, cada uma com retenção padrão
- Aprovadores em ordem ou em paralelo, parecer obrigatório ao reprovar
- Documento assinado fora registrado com o PDF inspecionado
- Permissão por documento ou categoria, em quatro níveis
- Trilha completa, inclusive de cada download
Versionamento com Hash
Cada envio é uma versão numerada e conferível; nada é sobrescrito.
- Cada envio vira uma versão numerada com hash SHA-256, tamanho, quem enviou e quando
- Versões antigas continuam legíveis
- Restaurar uma versão antiga cria uma versão nova, sem apagar o histórico
- Comparar duas versões lado a lado
- Renovar um documento vencido cria versão, e a anterior fica guardada
- Seletor na tela Documentos alterna entre o Explorador que já existia e a Gestão corporativa
Aprovação por Categoria
Aprovadores em ordem ou em paralelo, parecer obrigatório ao reprovar e prazo com lembrete.
- Aprovação configurada por categoria, com aprovadores em ordem ou em paralelo
- Parecer obrigatório ao reprovar
- Prazo de aprovação com lembrete
- Ao aprovar, a versão vira a vigente
- Lista "meus pendentes de aprovação" para quem tem documento esperando
Categorias e Validade
Nove categorias prontas, cada uma com retenção padrão e regras de aprovação e assinatura.
- Nove categorias semeadas: Contratos, Jurídico, Financeiro, RH, Fornecedores, Políticas e Normas, Atas e Reuniões, Certidões e Licenças e Outros
- Cada categoria define retenção padrão, se exige aprovação e se exige assinatura
- Avisos de validade no sino em 30, 7 e 0 dias
- Status vencido marcado automaticamente
- Renovar cria versão nova do documento
- Filtro por vencimento na busca
Assinatura e Registro
Envelope pelo e-sign da plataforma ou registro do documento assinado fora, com o PDF inspecionado.
- Envelope de assinatura pelo e-sign da plataforma, o mesmo motor dos contratos
- Acompanhamento do status do envelope dentro do documento
- Documento assinado fora pode ser registrado: papel, cartório ou certificado ICP externo
- O PDF registrado é inspecionado e as assinaturas digitais encontradas ficam anotadas
Permissões e Confidencialidade
Quem vê, edita, aprova e gere cada documento ou categoria, com confidencial fechado por padrão.
- Permissão por documento ou por categoria
- Concedida a usuário ou a papel
- Quatro níveis: ver, editar, aprovar e gerir
- Documento confidencial exige permissão explícita, mesmo para quem gere a categoria
Retenção e Expurgo
Política por categoria, ação de alertar ou arquivar, e expurgo que só acontece pela mão de alguém.
- Política de retenção por categoria, em meses após a vigência
- Ação ao vencer a retenção: alertar ou arquivar
- Expurgo sempre manual e com confirmação
- O expurgo apaga o arquivo e mantém o registro com o hash
- Rotina diária às 06:50 que aplica validade e retenção
Armazenamento, Trilha e Busca
Arquivo privado no storage da empresa, link que expira e trilha de tudo, inclusive cada download.
- Arquivo gravado no storage padrão de cada empresa: AWS S3, Cloudflare R2 ou EVEO
- Objeto privado, nunca em CDN pública nem em disco local
- Link de download assinado que expira em 5 minutos
- Trilha completa por documento, inclusive cada download
- Busca com filtro por categoria, status e vencimento
Checklist
Tudo o que entra em Gestão Documental Corporativa
Os 35 recursos desta área, agrupados por módulo para conferir item por item na hora de comparar sistemas.
- Cada envio vira uma versão numerada com hash SHA-256, tamanho, quem enviou e quando
- Versões antigas continuam legíveis
- Restaurar uma versão antiga cria uma versão nova, sem apagar o histórico
- Comparar duas versões lado a lado
- Renovar um documento vencido cria versão, e a anterior fica guardada
- Seletor na tela Documentos alterna entre o Explorador que já existia e a Gestão corporativa
- Aprovação configurada por categoria, com aprovadores em ordem ou em paralelo
- Parecer obrigatório ao reprovar
- Prazo de aprovação com lembrete
- Ao aprovar, a versão vira a vigente
- Lista "meus pendentes de aprovação" para quem tem documento esperando
- Nove categorias semeadas: Contratos, Jurídico, Financeiro, RH, Fornecedores, Políticas e Normas, Atas e Reuniões, Certidões e Licenças e Outros
- Cada categoria define retenção padrão, se exige aprovação e se exige assinatura
- Avisos de validade no sino em 30, 7 e 0 dias
- Status vencido marcado automaticamente
- Renovar cria versão nova do documento
- Filtro por vencimento na busca
- Envelope de assinatura pelo e-sign da plataforma, o mesmo motor dos contratos
- Acompanhamento do status do envelope dentro do documento
- Documento assinado fora pode ser registrado: papel, cartório ou certificado ICP externo
- O PDF registrado é inspecionado e as assinaturas digitais encontradas ficam anotadas
- Permissão por documento ou por categoria
- Concedida a usuário ou a papel
- Quatro níveis: ver, editar, aprovar e gerir
- Documento confidencial exige permissão explícita, mesmo para quem gere a categoria
- Política de retenção por categoria, em meses após a vigência
- Ação ao vencer a retenção: alertar ou arquivar
- Expurgo sempre manual e com confirmação
- O expurgo apaga o arquivo e mantém o registro com o hash
- Rotina diária às 06:50 que aplica validade e retenção
- Arquivo gravado no storage padrão de cada empresa: AWS S3, Cloudflare R2 ou EVEO
- Objeto privado, nunca em CDN pública nem em disco local
- Link de download assinado que expira em 5 minutos
- Trilha completa por documento, inclusive cada download
- Busca com filtro por categoria, status e vencimento
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