Operação de formaturas · Bebidas e Alimentos
Faltar cerveja às duas da manhã é o pior cenário de uma formatura, e sobrar cinquenta caixas é o segundo. Bebidas e Alimentos calcula quanto comprar e quanto pegar consignado pelo público real do evento, transforma o plano em pedidos para cada fornecedor, registra no dia o que chegou e o que quebrou, e fecha a conta pela contagem final. O consumo real de cada festa volta para o simulador, que erra menos a cada evento.
O problema e a saída
Se alguma dessas situações parece familiar, é porque elas se repetem em quase toda empresa de formatura, até o sistema certo entrar em cena.
A quantidade de bebida sai da planilha de um evento antigo e nunca bate com a festa de agora.
O simulador usa o público do evento, a duração, o estilo, o clima e o modelo de serviço, e mostra a conta de cada categoria para quem quiser conferir.
Para não faltar, a empresa compra demais e fica com o estoque parado.
Cada item é dividido em compra firme e consignado. O consignado vem a mais e o que sobrar volta ao fornecedor sem custo.
No acerto da consignação, o fornecedor cobra uma quantidade e a empresa acha que foi outra.
Recebimentos, devoluções, abastecimentos e quebras ficam registrados como movimentos, com estorno no lugar de apagar. A prévia do acerto mostra a conta antes de confirmar.
A criança e o garçom entram na conta da cerveja.
Os perfis de consumo separam idade e papel. Criança e adolescente ficam fora do álcool, e a equipe de trabalho come e bebe sem álcool.
Ninguém sabe se compensa contratar open bar ou comprar a bebida por conta própria.
O simulador de contratação compara compra própria, buffet por pessoa e open bar terceirizado, e mostra a partir de quantas pessoas cada um compensa.
O orçamento do evento é ultrapassado e só se descobre quando as contas chegam.
O financeiro do evento mostra o teto de gasto, os compromissos com fornecedores e as contas já geradas no Contas a Pagar.
Na prática
Situações do dia a dia de empresas de formatura, do problema ao resultado, usando os módulos que você vê nesta página.
Formatura com 120 formandos, convidados de todas as idades e seis horas de festa num salão sem ar-condicionado.
A empresa montou o público pelos ingressos vendidos, escolheu estilo baile e clima quente e ligou cerveja, refrigerante, água, destilados e salgados. O simulador separou a compra firme do consignado.
A faixa de risco mostrou que o planejado cobria o cenário pessimista. O cenário aplicado virou o plano e os pedidos saíram separados por fornecedor.
O item mais caro da lista tinha três distribuidores na cidade.
A cotação foi montada com o que faltava pedir do plano, a carta saiu impressa para cada um e as respostas foram registradas com frete e prazo de pagamento.
A empresa ficou com o melhor de cada item, atualizou o custo do catálogo com o preço vencedor e o relatório de economia das cotações mostrou a diferença.
Sobrou bebida consignada espalhada por quatro bares e o depósito.
A equipe contou o que sobrou somando bares, buffets e depósito. O consignado que sobrou voltou sozinho ao fornecedor e o acerto foi para o Contas a Pagar.
O consumo real por pessoa ficou registrado e, no relatório de consumo, a empresa aceitou a sugestão de ajuste das taxas para a próxima simulação.
Como funciona
Cada etapa é um módulo de verdade, e o que sai de uma entra na outra sem ninguém digitar de novo.
Módulo por módulo
8 módulos e 52 recursos nesta página, o mesmo cadastro de turma, formando e evento sustentando todos eles.
O público, como é a festa e o que vai ser servido, com o resultado ao vivo.
Várias versões do mesmo evento lado a lado e cinco contas que ajudam a decidir.
O cenário aplicado vira o plano, e o plano vira pedido para cada fornecedor.
O pedido de preço a vários fornecedores, com as respostas lado a lado.
O que chegou, o que voltou e o acerto que congela os números do pedido.
Serviços contratados por evento, com parcelas e ajuste pelo público real.
No dia, só o que chegou, o que andou e o que quebrou. O consumo sai da contagem final.
O teto de gasto, os compromissos e doze relatórios do planejado contra o real.
Compare os módulos e escolha a configuração que acompanha sua operação.